小規模事業者が採用代行で失敗するパターン

ここでいう小規模事業者は、飲食、小売、建設、製造、介護、整備、士業や医療の事務所のように、店舗や現場を持ち、事業主が自分も現場に立っている事業です。採用の主な対象はパート、アルバイト、現場の職で、欠員が出ると営業や現場がその日から回らなくなり、応募は電話や店頭やハローワークや地域の媒体から来て、面接は現場の合間に店や事務所でやり、募集は年中どこかで出ている。この状態で採用代行を使うと、オフィスの会社には起きない失敗の形が出ます。結論を先に書くと、小規模事業者の失敗は「応募者の速さと、現場の忙しさと、代行の型が噛み合わない」ことから起きます。パートや現場職の応募者は同時に何件も応募して先に返事が来たところへ行き、事業主は現場で電話に出られず、代行は正社員の中途採用の型で動こうとします。代行に出す前に、「応募の受付と折り返しを誰が何時間以内にやるか」「求人票に仕事の一日とシフトの実際を書けているか」「代行がこの採用の速さに合った型を持っているか」を確かめておけば、失敗の大半は避けられます。この記事では、五つのパターンを、症状・原因・先に打つ手の順に整理します。オフィスの小さい会社の失敗は従業員十名以下の会社が採用代行で失敗するパターンに、同族の会社の失敗は同族・オーナー企業が採用代行で失敗するパターンに、代行の全体像は採用代行（RPO）とはにまとめています。

失敗のパターン一：事業主が現場で電話に出られず、応募者に折り返せない

症状。求人を見た人が電話やフォームで応募してくる。事業主は現場に立っていて電話に出られず、夜に気づいて翌日折り返すと、もう他で決まっている。代行を入れても、代行が「この応募者に連絡してよいか」を事業主に確認する形だと、同じ遅れが起きる。事業主は「応募はあるのに、面接まで来ない」と感じる。

原因。パートや現場職の応募者は、同じ日に何件も応募し、先に返事が来たところの面接に行きます。正社員の中途採用のように数日待つ習慣がなく、半日の遅れで他に決まります。事業主は現場に立っているので、応募が来た瞬間に対応できる時間がありません。

先に打つ手。代行を入れるなら、「応募の受付と折り返しを、代行が事業主に聞かずに、その日のうちにやる」形にします。事業主が決めておくのは、「面接に呼ぶ条件（シフトに入れる曜日と時間帯、通える距離、経験の有無をどう扱うか）」と「面接の枠（週に二つほど、現場の空く時間帯に固定）」だけで、代行は条件に当てはまる応募者をその日のうちに枠に入れます。電話の応募を受ける番号を代行に向けることも、契約の前に決めておきます。窓口の作り方は専任の人事がいない会社の採用体制の作り方に、日程調整は面接の日程調整は代行に出せるかに整理しています。

失敗のパターン二：求人票に仕事の一日とシフトの実際が書かれておらず、面接に来ないか初日で辞める

症状。求人票が「未経験歓迎」「アットホームな職場」「シフト相談可」で埋まっていて、実際にどの曜日のどの時間帯に人が足りず、一日で何をするかが書かれていない。応募者は面接で初めて「土日の夜は入れますか」と聞かれて辞退するか、入った初日に「聞いていた仕事と違う」で辞める。代行が集めても、同じことが繰り返される。

原因。事業主にとって仕事の一日とシフトの実際は当たり前すぎて、書く必要を感じません。代行も、事業主から聞き出さないと書けず、聞き出さないまま一般的な文言で埋めます。応募者が知りたいのは「自分がその時間帯に、その仕事を、その人たちとできるか」で、そこが書かれていないと、面接や初日で初めてずれが分かります。

先に打つ手。代行が求人票を書く前に、事業主が「人が足りない曜日と時間帯」「一日の流れ（出勤してから帰るまでに何をするか）」「一緒に働く人の顔ぶれ（年代の幅、人数）」「最初の一週間で覚えること」を口頭で話し、代行がそのまま求人票にします。「シフト相談可」ではなく「土曜の夕方から夜に入れる方」のように、足りない時間帯を書きます。応募が減るように見えますが、来た応募者が面接に来て、初日で辞めなくなります。求人原稿は求人原稿の作成は代行に出せるかに、飲食の求人の考え方は飲食店スタッフ採用を代行に出す判断基準に、介護の求人の考え方は介護職採用を代行に出す判断基準に書いています。

エラベルの見解

同じ料金・同じ業務範囲でも、小規模事業者で結果が分かれるのは、担当者が「この採用の速さ」を知っているかどうかです。パートや現場職の採用は、応募から面接までが半日から一日、面接から採用までが一回の面接、入ってから続くかどうかが一週間で決まります。正社員の中途採用を支援してきた担当者が、この速さを知らずに「応募者の書類を確認してから翌週にご連絡します」と動くと、応募者は全員いなくなります。相談で見ていると、店舗や現場の採用でうまくいく担当者は、応募が来た当日に折り返し、電話で条件を確かめて、その週の面接の枠に入れ、面接の当日に採否を伝える形を、事業主と最初に決めています。

契約の前の面談で「応募が来てから何時間で折り返しますか」と聞いてみてください。「当日中です。そのために面接に呼ぶ条件を先に決めさせてください」と答える担当者と、「書類を拝見してからご相談します」と答える担当者では、面接に来る人数が違います。エラベルでは、依頼側が担当者の経歴を見て選ぶ仕組みなので、店舗や現場の採用を回してきた担当者を、最初から選べます。

失敗のパターン三：正社員の中途向けの代行の型が、パートと現場職の採用に合わない

症状。代行が、スカウトの送信、転職サイトの運用、二回の面接、適性検査、内定の書面といった正社員の中途採用の型を持ち込む。パートの応募者に二回目の面接を案内すると来ない。スカウトを送る媒体に、店の近くに住む人がいない。事業主は「うちの採用はこういうものじゃない」と感じ、費用に見合わないまま止める。

原因。代行の多くは正社員の中途採用の型で作られていて、パートと現場職の採用（近所の人が、シフトの合う店を、一回の面接で決める）の型を持っていないことがあります。代行の側は自分の型が正しいと思っていて、事業の側に合わせる発想がありません。

先に打つ手。契約の前に、「うちの採用はパートと現場職で、応募は近所の人から、面接は一回、決めるのは当日」と伝え、代行がその型で動いた経験があるかを聞きます。要るのは、応募の当日の折り返し、電話での条件の確認、一回の面接、当日の採否の連絡、初日の段取りの案内で、スカウトも二回目の面接も適性検査も要りません。使う経路も、ハローワーク、地域の媒体、店頭の掲示、知人の紹介が中心で、代行がこれらを扱えるかを確かめます。大手と小規模の代行の違いは大手の代行会社と小規模事業者の違いに、ハローワークの使い方はハローワークをどう使うかに、地域の媒体は地域の求人媒体は使うべきかに整理しています。

失敗のパターン四：面接を現場の合間の立ち話で済ませて、記録が残らない

症状。面接は店の休憩の時間に、事業主が作業着のまま、立ち話に近い形でやる。見るのは「感じがよさそうか」だけで、何を聞いたか、何を見たかの記録がない。採った人が一週間で辞めても、面接で何を見落としたか分からず、次も同じ人を採る。代行が候補者を並べても、事業主の面接で決まる基準が毎回違い、代行は集め方を直せない。

原因。現場の合間に面接をするのは、この事業では自然で、変える必要はありません。問題は、見る点が決まっておらず、記録がないことです。一回の面接で決める採用だからこそ、見る点を絞って残さないと、辞めた理由が次に活きません。

先に打つ手。面接で見る点を三つに絞ります。「足りない曜日と時間帯に実際に入れるか」「一日の仕事の流れを聞いて、やれそうだと本人が言うか」「一緒に働く人と話して、お互いに働けそうか」の三つで足りることが多く、代行が一行の記録の型を作り、事業主が面接の後に一行だけ残します。辞めた人が出たら、その一行を見て、「三つのどれを見落としたか」で振り返ります。面接の枠は現場の空く時間帯に固定し、立ち話でも構わないので、三つと一行だけは守ります。一次面接は一次面接は代行に出せるかに、面接官の育て方は面接官トレーニングは代行に出せるかに書いています。

失敗のパターン五：「常に募集中」で求人を出しっぱなしにして、人が定着しない事業と見られる

症状。欠員が出るたびに募集するのが面倒で、求人を一年中出しっぱなしにする。応募者や近所の人から「いつも募集している＝いつも人が辞める店」と見られ、応募が減る。代行に頼んでも、集める前の印象で応募が来ない。事業主は「募集を出しているのに来ない」と感じる。

原因。募集を出しっぱなしにするのは、欠員のたびに求人票を書き直し、媒体に出し直す手間を避けるためで、手間の問題としては合理的です。ただ、応募者の側からは「常に募集中」は「常に辞める人がいる」に見え、しかも出しっぱなしの求人票は更新されず、古い条件のまま残ります。

先に打つ手。「募集の型」を作って、出したり止めたりできる形にします。求人票の原稿、掲示の型、ハローワークの求人票、地域の媒体の原稿を、社内の共有の場所に置いておき、欠員が出たら代行が型を出し、決まったら止めます。「いつ募集を出すか」は、辞める予兆（シフトの希望が減る、遅刻が増える）が出た時点で決め、欠員が出てから慌てて出さない形にします。定着しない理由が受け入れの側にあるなら、募集より先に、初日と一週間の段取り（誰が教えるか、初日に何をするか）を直します。入った後の受け入れは入社後のオンボーディングは代行に出せるかに、募集の経路の考え方は母集団形成は代行に出せるかに整理しています。

エラベルの見解

これをやる前に、先に決めておかないと効果が出ないことがあります。それは、代行と契約する前に、事業主が「面接に呼ぶ条件」「面接の枠」「求人票に書く足りない時間帯と一日の流れ」「面接で見る三つ」「初日と一週間の段取り」を、一度だけ現場の空く時間に決めることです。五つのパターンは、全部この五つのどれかが空いていることから起きています。折り返せない失敗は条件と枠がなく、面接に来ない失敗は求人票に実際がなく、型が合わない失敗は事業の型を代行に伝えておらず、記録が残らない失敗は見る三つがなく、常に募集中の失敗は募集の型と受け入れの段取りがないからです。

五つを決めるのに要るのは、事業主の時間で一度だけ、現場の空く時間帯に一、二時間です。代行はその場に同席して聞き出し、紙にします。この時間を惜しんで代行に「人を集めて」と言うと、集まった応募者は折り返しを待って去り、来ても条件が合わず、採っても一週間で辞めます。エラベルでは、依頼側が担当者を選べるので、契約の前の面談で「まず面接に呼ぶ条件と、足りない時間帯を教えてください」と現場の言葉で聞いてくる担当者を選べます。

まとめ

• 小規模事業者の失敗は、応募者の速さと、現場の忙しさと、代行の型が噛み合わないことから起きる
• パターン一は折り返しの速さ。面接に呼ぶ条件と面接の枠を先に決め、代行が事業主に聞かずに当日中に折り返す
• パターン二は求人票の実際。「シフト相談可」ではなく、足りない曜日と時間帯、一日の流れ、一緒に働く人の顔ぶれを書く
• パターン三は代行の型。パートと現場職の採用（近所の人が一回の面接で決める）の型を持つ代行を選び、要らない工程は断る
• パターン四は面接の記録。見る点を三つに絞り、一行だけ残し、辞めた人が出たら三つのどれを見落としたかで振り返る
• パターン五は募集の型。出しっぱなしにせず、型を作って出したり止めたりする。定着しない理由が受け入れにあるなら、募集より先に初日と一週間を直す

よくある質問

パートやアルバイトの採用に、代行を使う意味はありますか

事業主が現場に立っていて、応募の折り返しが半日以上空いているなら、意味があります。この採用で決まるかどうかは、集める力より折り返しの速さで決まることが多く、代行が窓口として当日に折り返すだけで、面接に来る人数が変わります。逆に、事業主か店長が応募にその場で対応できているなら、代行は要らないことが多く、求人票の書き方を直すだけで足ります。使う場合も、正社員の中途採用の型ではなく、店舗や現場の採用を回してきた代行を選びます。オフィスの小さい会社の考え方は従業員十名以下の会社の採用代行に、代行と紹介の違いは採用代行と人材紹介の違いに整理しています。

電話の応募を代行に取ってもらうと、応募者が戸惑いませんか

店や事務所の名前で、採用の窓口として出る形なら、応募者から見て「店に電話したら採用の担当が出た」と同じです。応募者が戸惑うのは、誰が出たかより、何度かけても出ないことです。契約の前に、どの名前で、何を聞き、どこまでその場で決めるか（面接の枠に入れるところまで）を決め、事業主が一度だけ確かめておけば、その後は代行が受けられます。面接では事業主が会うので、応募者は店の人に会えます。窓口を丸ごと渡す形は従業員十名以下の会社の採用体制の作り方に、専任の人事がいない会社の窓口は専任の人事がいない会社の採用代行に書いています。

年中どこかで募集しているので、月額を払い続けることになりませんか

募集が年中あるなら、月額を払う価値があるかは「代行が毎月どれだけ動くか」で決めます。応募の受付と折り返しと面接の枠への案内が毎週あるなら、月額でも動いた分に見合います。募集が季節で偏るなら、「募集を出している期間だけ動く」「応募の件数に応じて払う」形を、契約の前に聞いてみてください。募集の型を社内に残しておけば、代行を止めている期間も、型を出すだけで募集は動きます。月額と成果報酬の違いは採用代行は月額型と成果報酬型のどちらが得かに、やめる判断は採用代行をやめる判断のタイミングに、小さい事業に向く条件は中小企業に向く採用代行の条件に整理しています。