いつ辞めても困らない状態を作る｜人事の副業は本業の都合で急に続けられなくなる。「記録が依頼側の仕組みにある・型が文書になっている・判断の所在が残っている」の三つを、案件の途中から整えておく

本業で急な異動が決まり、副業の稼働が来月から取れなくなりそうだ。いま受けている案件は途中で、候補者の対応も自分しか把握していない。依頼側にどう伝えればよいか、そもそも今の状態で引き継げるのかが分からない。結論を先に書くと、副業は、本業の都合で急に続けられなくなることを前提に、「記録が依頼側の仕組みの中にある」「自分の進め方が文書になっている」「判断の所在が残っている」の三つを、案件の途中から整えておきます。この三つがあれば、いつ止めても依頼側は次の人に渡せ、自分は関係を壊さずに終えられます。引き継ぎは、辞めると決まってから作るものではなく、案件の初日から積み上げておくものです。辞めるときの引き継ぎ資料の作り方は引き継ぎ資料の残し方に、依頼側から終了を言われた場合は契約を切られたときに、続けてもらう工夫は継続してもらうためににまとめています。

急に止まると起きること

備えが無い状態で稼働が止まると、依頼側にも自分にも影響が出ます。

起きることの要点は、「依頼側の困りごとと、自分の評価の損失が同時に起きる」ことです。急に止まること自体は、本業の都合なので避けられません。避けられるのは、止まったときに依頼側が困ることと、自分の評価が落ちることで、それは備えで防げます。

いつ辞めても困らない三つの条件

三つの条件は、どれも「自分の頭の中にしか無いものを、外に出しておく」ことです。

条件の要点は、「記録が依頼側の仕組みの中にある」が最も重いことです。自分のツールで候補者の情報を管理していると、自分が止まった瞬間に依頼側は何も見えなくなります。依頼側の仕組みの中で作業していれば、自分が止まっても依頼側は状況を見られ、次の人にそのまま渡せます。依頼側のツールに合わせる理由はクライアントのツールに合わせるに、判断の所在の残し方は議事録の残し方に書いています。

エラベルの見解

相談で最も多い思い込みは、「自分にしかできない状態を作っておくほうが、契約が続く」というものです。実際には、依頼側の担当者は、外部の担当者に依存しすぎている状態を不安に感じています。「この人が辞めたら、うちの採用が止まる」と感じた瞬間に、担当者は代わりを探し始めます。逆に、「この人が辞めても、記録と型が残っているから続けられる」と感じている担当者は、辞められると困るからではなく、安心して任せられるから、契約を続けています。

見ていて差がつくのは、案件の途中で「自分がいなくても回る形」を依頼側に見せているかです。文面の型を依頼側の共有に置き、「これを使えば、私以外の人でも同じ文面が送れます」と伝える。記録を依頼側のATSに残し、「いつでも御社で状況を見られます」と伝える。この二つを見せている担当者は、依頼側から「属人化していない」と評価され、更新と紹介が続いています。エラベルでは、担当者が依頼側の仕組みの中で作業し、型を依頼側に残す形をお願いしていて、担当者が替わる場面でも、依頼側の採用が止まらないようにしています。

案件の初日から整えること

三つの条件は、辞めると決まってからでは間に合いません。初日から、通常の作業の中で積み上げます。

初日からの要点は、「通常の作業の副産物として残す」ことです。引き継ぎのために別の作業を足すと、続きません。文面を作ったら共有に置く、定例をしたら議事録を残す、報告をしたらそれが記録になる。通常の作業の置き場を依頼側の仕組みにしておくだけで、三つの条件は自然に整います。文面の置き方は案件ごとの情報の分け方に、報告の残し方は報告のしかたに整理しています。

月に一度の点検

積み上げたものが、実際に「いつ辞めても困らない状態」になっているかを、月に一度見ます。

点検の要点は、「明日止まったら」を毎月一度考えることです。実際に止まる予定が無くても、この問いで、自分の頭の中にしか無いものが見つかります。見つかったら、それを依頼側の共有か議事録に出す。毎月一つずつ出していけば、半年後には、頭の中にしか無いものがほぼ無くなります。稼働報告や請求と同じ日に点検すると、忘れません。

自分の側の備え

依頼側が困らない状態と別に、自分が急に止まるときに、自分の側で困らない備えもあります。

備えの要点は、「止まる可能性を先に伝える」ことです。本業の異動の内示、家庭の事情の変化、体調の兆しが見えた時点で、確定していなくても「〇月以降、稼働が変わるかもしれません」と伝えておくと、依頼側は準備を始められます。確定してから伝えると、依頼側の準備の時間が無くなります。伝えるときの言い方は本業が忙しくて稼働できないときに書いています。

実際に止めるときの伝え方

備えがあっても、止めるときの伝え方で、関係の終わり方が変わります。

伝え方の要点は、「三」の終了日とやることを示すことです。「辞めます」だけでは、依頼側は何をすればよいか分かりません。「〇日まで稼働し、これとこれを整えて終えます」と示せば、依頼側は準備ができ、終了の印象は「急に辞めた人」ではなく「きちんと終えた人」になります。引き継ぎ資料の作り方は引き継ぎ資料の残し方に、終了時の紹介の扱いは紹介を頼むタイミングに整理しています。契約の終了の条項の解釈は、専門家にご確認ください。

エラベルの見解

担当する側から見ると、急に止まっても依頼側との関係が続いている人は、止まる前から「自分がいなくても回る形」を作っていた人です。止まった後、依頼側の担当者が「記録も型も残っているので、次の人にそのまま渡せた」と言い、数か月後にその担当者から別の案件の相談が来ることがあります。逆に、自分にしかできない形で回していた人は、止まった瞬間に依頼側の採用が止まり、その印象が残り、次の声はかかりません。

順番として、案件の初日に記録の置き場を依頼側の仕組みに決め、文面と手順を依頼側の共有に置き、定例のたびに判断の所在を残す。月に一度「明日止まったら」を考え、頭の中にしか無いものを一つ外に出す。止まる兆しが見えたら、確定前に伝える。この順番で、副業は「いつ止めても困らない」形になり、それが逆に、長く続く形にもなります。エラベルでは、担当者が替わる場面で依頼側の採用が止まらないよう、記録と型を依頼側に残す形をお願いしています。担当者を選べる仕組みは、担当者が替われる仕組みでもあり、そのためには、替われる状態を担当者自身が作っておくことが前提です。

まとめ

• 副業は本業の都合で急に止まる前提で、「記録が依頼側の仕組みにある・型が文書になっている・判断の所在が残っている」の三つを途中から整える
• 急に止まると候補者の対応が止まり・進捗が分からず・型が失われ・判断の経緯が消え・終わり方が曖昧になり・次の紹介が無くなる
• 初日から、通常の作業の副産物として残す。記録の置き場を依頼側に決め、文面と手順を共有に置き、定例で判断の所在を残す
• 月に一度「明日止まったら」を考え、頭の中にしか無いものを一つ外に出す
• 自分の側は終了の条項を知り・未収を溜めず・依頼側の情報を置かず・自分の記録を持ち・止まる可能性を先に伝える
• 止めるときは決まった日に・理由は短く・終了日とやることを示し・引き継ぎの形を依頼側に選んでもらい・請求とアカウントを確認し・次の話はしない

よくある質問

記録も型も依頼側に残すと、自分の価値が下がりませんか

依頼側が担当者に感じている価値は、記録や型そのものではなく、「この人に任せると、こう進む」という進め方と判断です。記録と型を残しても、それを使ってどう進めるかは次の人の力量で、依頼側はそこに差があることを知っています。残さない担当者は「辞められると困る人」で、残す担当者は「安心して任せられる人」です。長く続くのは後者で、紹介が来るのも後者です。

本業の異動が「かもしれない」段階です。依頼側に伝えるべきですか

確定していなくても、「〇月以降、本業の都合で稼働が変わる可能性があります。決まり次第すぐお伝えします」と伝えておくほうが、依頼側は準備を始められます。伝えて結局異動が無かった場合も、「変わらず続けられます」と伝えれば済み、依頼側の信頼は下がりません。確定してから伝えると、依頼側の準備の時間が無くなり、急な終了の印象になります。

契約の終了の条項より短い期間で止めざるを得ません

事情を短く伝え、条項の期間を守れないことと、その間にできる限りの引き継ぎを整えることを示します。依頼側の判断で、期間の短縮を認めてもらえることも多いですが、契約の内容によっては、報酬や責任に関わる場合があるので、契約書を確認し、迷えば専門家にご確認ください。窓口を通している案件は、窓口に先に伝え、窓口が次の担当者を用意する時間を作ります。