マニュアルを作る｜「全部を書く」のではなく、「型・基準・手順・例・更新の決まり」の五つに分けて、担当者が替わった翌日に回る形にする型

「採用の業務をマニュアルにしてほしい」と頼まれて、応募から入社までの全工程を数十ページに書くと、完成した日に読まれ、翌月には誰も開かず、半年後には実態と合わなくなります。分厚いマニュアルは、作った人の努力の証拠にはなっても、担当者が替わった翌日に業務を回す道具にはなりません。結論を先に書くと、マニュアルは、型（一枚の様式）・基準（判断の一行）・手順（順番と担当）・例（実際の記録の匿名化）・更新の決まり（誰がいつ直すか）の五つに分け、いま回っている業務の記録から起こし、一業務一枚で毎日使う画面に置き、会社が決めることを明記し、個人情報と機密を載せず、権利の扱いを契約で先に決め、三か月で使われている部分だけを残す形で作ります。会社側から見た残し方は採用マニュアルを残すに、スカウトの運用に絞った型はスカウト運用マニュアルの作り方に、権利の考え方は代行が作ったマニュアルの権利は誰のものかに書いています。ここでは、作る型に絞ります。

分厚いマニュアルが読まれない理由

読まれるマニュアルは、「困ったときに、一枚を開けば、次にやることが分かる」ものです。分けて、薄くします。

五つの部

五つは別々の一枚（または別々のページ）にし、手順の一枚から型と基準と例にたどれる形にします。これまでの記事で作ってきた一枚（候補者リストの作り方、評価シートを作る、ATSの運用ルールを作る）は、そのまま「型」と「基準」と「手順」の部になります。

エラベルの見解

担当する側から見ると、マニュアルで最も差がつくのは、「いま回っている業務の記録から起こす」ができるかです。受ける側は、「あるべき業務の流れ」を頭で組み立てて書きます。あるべき流れは、実態と合わず、現場は「うちはこうじゃない」で閉じます。いま実際に回っている業務の記録（候補者リスト、評価シート、依頼書、週次の報告）を並べ、「この記録を、誰が、いつ、どう更新しているか」を手順に写す。それが実態のマニュアルで、現場は自分の業務として読めます。エラベルで担当者を選ぶ企業には、「マニュアルは、いまの記録から起こしましたか、あるべき流れから書きましたか」を、私たちから先に聞いています。受ける側がその場で使える判断としては、マニュアルを書く前に、いま使われている記録の一覧を作り、記録が無い業務は「マニュアルの前に記録の形を作る」と分けること。

書く順番

六が、マニュアルが回るかどうかの確かめです。担当者が「分かりやすく書けた」と思っても、他の人が動けなければ、マニュアルではありません。

一業務一枚で、毎日使う画面に置く

置き場所は依頼側の環境で、担当者の手元ではありません。置き場所はATSの運用ルールを作るの「担当者が替わっても回る形」と同じです。

判断の所在を明記する

判断の所在が無いマニュアルは、「マニュアルどおりにやった」で会社の判断が抜けます。手順の一枚の各行に「決める人」の列を置きます。法令に関わる判断は、マニュアルの中で「専門家に確認」と書き、内容を断定しません。個別の判断は専門家にご確認ください。

エラベルの見解

相談で最も多い思い込みは、受ける側の「マニュアルは完成させるもの」というものです。実際には、完成したマニュアルは、完成した日から実態とずれ始めます。「三か月後に、使われている部分と使われていない部分を分け、使われていない部分は消す」を、作るときに決めておく。使われていない部分は、実態と合わないか、要らないかのどちらかで、残しておくとマニュアル全体の信用が落ちます。受ける側がその場で使える判断としては、更新の決まりに「三か月後の見直しの日」と「見直しで消してよい」を書くこと。消せるマニュアルは、生き続けます。

個人情報と機密を載せない

例は、実際の記録から起こすと具体になりますが、個人が特定できない形に直します。直せない例は載せません。扱いは個人情報の扱いに書いています。

権利の扱いは契約で先に

権利の考え方は代行が作ったマニュアルの権利は誰のものかに書いています。契約の条項の文言は、依頼側の決まりと専門家の確認に従います。範囲の決め方は業務範囲を書面で固めるに書いています。

よく起きる詰まりと直し方

まとめ

• 分厚いマニュアルは読まれず更新されない。型・基準・手順・例・更新の決まりの五つに分けて薄く
• いま回っている業務の記録から起こす。あるべき流れで書かない
• 一業務一枚、毎日使う画面に。手順から型と基準にたどれる形
• 判断の所在（会社が決めること・担当者が決めてよいこと・専門家に確認すること）を各行に。個別の判断は専門家にご確認ください
• 他の人が手順の一枚だけで一度回せるかで確かめる
• 個人情報と機密を載せない。例は匿名化
• 権利の扱いは契約で先に。持ち出せるのは構造だけ
• 三か月で使われていない部分を消す。完成させない

よくある質問

マニュアルの作成を、副業の成果物として単価に含めてよいですか

五つの部の構造の設計と、記録から起こす作業は成果物です。ただし、作ったマニュアルは依頼側のもので、担当者が持ち出したり、他の依頼側で使い回したりしません。持ち出せるのは「五つの部に分ける」という構造の考え方だけです。成果物の範囲と権利の扱いを、契約に書きます。見積もりの型は見積もりの出し方に書いています。

現場が「マニュアルどおりにやると遅くなる」と言います

手順の一枚が、実態より細かい可能性があります。現場に「実際は、どこを飛ばしていますか」と聞き、飛ばしている部分が「要らない」なら消し、「要るのに飛ばしている」なら基準の一行に理由を足します。マニュアルは現場の実態に合わせて薄くするもので、現場をマニュアルに合わせるものではありません。三か月の見直しで、使われていない部分を消します。

動画や画面の録画でマニュアルを作りたいと言われました

操作の説明は動画が向きますが、五つの部（型・基準・手順・例・更新の決まり）は文字の一枚が向きます。動画は探せず、更新しにくく、実態が変わると全部撮り直しになります。「手順の一枚は文字で、操作の部分だけ短い動画を添える」形を提案します。動画に候補者の情報や画面上の個人情報が映らないように、撮る画面を先に確かめます。