改善提案の伝え方｜人事の副業で依頼側に改善を提案するなら、「事実→影響→選択肢→自分の範囲でやること」の順で、依頼側の決め方を否定せずに出す。「こうすべき」ではなく「こう選べる」の形にする

案件に入って数週間、依頼側の採用の進め方に気になる点がいくつも見えてきた。求人票の要件が多すぎる、面接官の予定が固まらず候補者を待たせている、記録が残っていない。直したほうがよいと思うが、外部の立場でどう言えば角が立たないかが分からない。結論を先に書くと、改善の提案は、「事実」「その影響」「選択肢」「自分の範囲でやること」の四段の順で伝えます。「こうすべきです」と結論から入ると、依頼側の決め方を否定する形になり、内容が正しくても抵抗を生みます。事実から入り、選択肢を並べ、選ぶのは依頼側という形にすれば、同じ内容が「一緒に考える材料」として受け取られます。提案の中身の作り方は提案のまとめ方に、出す時期は提案を出すタイミングに、通らなかったときの扱いは提案が通らなかったときにまとめています。

外部の提案が抵抗を生む構造

外部の担当者の提案は、社内の人の提案より抵抗を受けやすい構造があります。

構造の要点は、「内容ではなく、立場と否定の形で抵抗が起きる」ことです。同じ内容でも、社内の人が言えば通り、外部の人が言えば通らないことがあります。それは内容の問題ではなく、伝え方が「否定」の形になっているか、「材料」の形になっているかの違いです。外部の立場の考え方は外部の立場だからできることに、依頼側の社内の構造は現場との調整に書いています。

四段の型

提案は、四つの段を順に伝えます。順番を変えると、抵抗の形になります。

型の要点は、「三」の選択肢に「現状のまま」を入れることです。現状を選択肢に入れると、担当者は「今のやり方も選べる」と感じ、否定された形になりません。そのうえで、現状の影響を事実で見せているので、担当者は自分で「変えたほうがよい」と判断できます。「こうすべき」と言われて変えるより、自分で選んで変えるほうが、担当者は社内で説明しやすく、定着もします。提案の一枚の作り方は提案のまとめ方に整理しています。

エラベルの見解

相談で最も多い思い込みは、「提案は、結論を先に、はっきり言うべきだ」というものです。報告なら結論が先でよいのですが、提案は違います。外部の担当者の提案で結論を先に言うと、担当者はその結論に賛成か反対かを、事実を見る前に決めます。反対と決めた後に事実を見せても、反対の理由を探す読み方になります。事実を先に見せ、影響を見せ、担当者が「変えたほうがよい」と自分で思った後に選択肢を出せば、担当者は選ぶ側に立てます。

見ていて差がつくのは、「一」の事実を依頼側の記録から取っているかです。自分の観察や印象で「日程が遅い」と言うと、担当者の実感と食い違い、「そんなことはない」で終わります。依頼側のATSの記録で「提示から確定まで平均でこれだけ」と示せば、担当者は自分たちの記録なので否定できません。エラベルでは、担当者が依頼側に提案するとき、事実を依頼側の記録から取り、選択肢に現状を含める形をお願いしています。この形の提案は、通る通らないに関わらず、依頼側から「一緒に考えてくれる人」と受け取られています。

事実の出し方

四段の最初の「事実」は、提案の土台です。出し方で、提案の受け取られ方が決まります。

出し方の要点は、「人ではなく工程で書く」ことです。「面接官が遅い」と書けば、面接官への批判になり、担当者は面接官を守る側に立ちます。「提示から確定までに時間がかかっている」と工程で書けば、誰の責任でもなく、工程の問題として扱えます。事実の集め方は現状把握のしかたに、事実から課題を取り出す方法は課題の言語化に書いています。

選択肢の作り方

「三」の選択肢は、依頼側が選べる形にします。一つだけ出すと、それは提案ではなく要求になります。

作り方の要点は、「自分の範囲で完結するものを一つ入れる」ことです。すべての選択肢が依頼側の判断を要するものだと、担当者は「外部の人に頼みごとをされている」と感じます。「これは私の範囲でできるので始めます」という選択肢があれば、提案は「一緒にやる話」になります。自分の範囲で動く部分の切り出し方は提案が通らなかったときに、範囲の線は受ける範囲の決め方に整理しています。

口頭と文面の使い分け

提案は、口頭で出すか、文面で出すかで、受け取られ方が変わります。両方を使います。

使い分けの要点は、「口頭で予告し、文面で本体を渡し、口頭で反応を聞く」ことです。文面だけだと硬く、口頭だけだと残らない。予告と反応を口頭に、本体と記録を文面にすると、担当者は身構えず、社内にも回せます。依頼側との連絡の型はメールの書き方と運用に書いています。

依頼側の社内の人を巻き込む形

提案の内容が、依頼側の社内の人（面接官、現場、経営者）に関わるとき、担当者だけに伝えても進みません。巻き込む形を考えます。

巻き込む要点は、「担当者を通す」ことです。外部の担当者が面接官や経営者に直接提案すると、担当者を飛び越えたことになり、担当者の立場を悪くします。担当者が社内で説明できる材料を渡し、担当者から出してもらう。担当者が「一緒に説明してほしい」と言ったときだけ、同席します。依頼側の社内での動き方は経営者直下で動くときと現場との調整に整理しています。

伝えた後にやること

提案を伝えた後、通っても通らなくても、やることがあります。

やることの要点は、「通った提案の結果を報告で見せる」ことです。提案が通って終わりではなく、結果が出て初めて、担当者は「提案を受け入れてよかった」と社内で言えます。結果が見えれば、次の提案は通りやすくなります。結果が出なかった場合も、「〇〇を試したが変化は無かった。次は〇〇を」と報告すれば、担当者は「試して分かったこと」として扱えます。

エラベルの見解

担当する側から見ると、提案が通る人と通らない人の差は、提案の内容の質より、伝える形にあります。通る人は、事実を依頼側の記録から取り、選択肢に現状を含め、自分の範囲で動く部分を示し、担当者が社内で説明できる形にしています。通らない人は、正しい結論を先に言い、一つの案を求め、担当者が上長に説明する材料を渡していません。内容が同じでも、後者は「外部の人に指図された」と受け取られます。

順番として、事実を依頼側の記録から集め、影響を事実として並べ、現状を含む二つか三つの選択肢を作り、自分の範囲でやることを添え、口頭で予告して文面で渡し、口頭で反応を聞き、結果を報告で見せる。この順番で、外部の提案は「指図」ではなく「材料」になります。エラベルでは、依頼側が担当者を選ぶとき、「提案を押し付けない人」を求めている場面が多く、選ばれる担当者は、判断を依頼側に返す形で提案しています。提案の目的は、通すことではなく、依頼側が良い判断をできる材料を渡すことです。

まとめ

• 提案は事実→影響→選択肢→自分の範囲でやることの四段の順で。結論から入らない
• 抵抗が起きるのは内容ではなく、立場と否定の形。「こうすべき」ではなく「こう選べる」に
• 事実は依頼側の記録から、数字か出来事で、期間を区切り、評価の言葉を入れず、人ではなく工程で
• 選択肢は二つか三つ、現状のままを含め、手間と効果を並べ、自分の範囲で完結するものを一つ入れ、段階を付ける
• 口頭で予告し、文面で本体を渡し、口頭で反応を聞き、議事録に残す
• 社内の人に関わるなら担当者を通し、担当者が説明できる材料を渡す
• 伝えた後は通った提案の結果を報告で見せる。通らなければ記録に残し、自分の範囲で一部を進める

よくある質問

気になる点が多すぎて、どれから提案すればよいか分かりません

一度に一つだけにします。複数を出すと、担当者はどれから考えればよいか分からず、全部が保留になります。選ぶ基準は、「事実が依頼側の記録で示せる」「自分の範囲で一部を進められる」「効果が数週間で見える」の三つを満たすものです。一つが通って結果が出れば、次の提案は通りやすくなります。課題を一つに絞る方法は課題の言語化に、最初の数週間の進め方は早い段階で成果を出すに書いています。

担当者から「気づいたことは何でも言ってほしい」と言われています

言ってほしいと言われても、形は四段の型で出します。「何でも」と言われて、思いついた順に口頭で並べると、担当者は受け止めきれず、結局どれも進みません。「気づいたことを整理して、次回一つずつ持ってきます」と返し、一つずつ、事実と選択肢の形で出します。担当者の「何でも」は、提案を歓迎するという意味で、形を省いてよいという意味ではありません。

提案の内容が、担当者自身のやり方を変えることになります

担当者のやり方を直接指摘する形は避け、工程の事実として出します。「担当者の返信が遅い」ではなく、「候補者からの問い合わせに対する返信までの時間が、平均で〇日になっている」と工程で書き、選択肢に「一次返信を私の範囲に入れる」を含めます。担当者は、自分のやり方を否定されたのではなく、工程の分担を選べる形として受け取れます。範囲の広げ方は次の案件へ広げるに整理しています。