就業規則の整備の副業の実務｜1案件の流れ

就業規則の整備を副業で受けるとき、見えにくいのは「自分が条文に触れない形で、どうやって整備を進めるか」です。募集文には「就業規則の見直し」とだけあり、実際には、条文の作成と変更と法令の判断は専門家、決定は会社、自分は実態のずれの一覧と材料と周知と運用の確認、と役割が分かれ、分かれたまま進めないと、条文を書く形に引き込まれます。結論を先に書くと、1案件は「契約前→実態の照らし合わせ→変えたい点の整理と専門家への材料→専門家の作成と確認と会社の決定→周知の支援→運用の確認の仕組みと終了」の六つの段階で進み、契約前に受けられる範囲と受けられない範囲を書面にし専門家の有無と契約と条文を書かないことと個人情報を見る範囲と社員の相談の流れと周知の場の役割と終わりの定義を決め、項目ごとに書いてあることとやっていることを照らしてずれと書かれていない働き方と社員から指摘された点を一覧にし（判断は書かない）、会社が変えたい点と理由と社員の声といまの運用の記録を専門家が聞きたい形に整え、専門家が作成と確認を行い会社が決め（自分は関わらない）、読まれる資料と進行と質問の受け皿と周知の記録で周知を支え、運用の確認の項目と頻度と記録の仕組みを作って担当者が回せる形で終えます。受けられる範囲と案件の型は就業規則の整備の副業案件に、労務実務の流れは労務実務の副業の実務に書いていますので、ここでは「就業規則の1案件の流れ」に絞ります。個別の判断は専門家にご確認ください。

契約前：決めておくこと

就業規則は、契約前の線が全部です。「たたき台だけ」「この項目だけ」の一言で、受けられない範囲に入ります。

止まりやすいのは、「まず今の規則を読んで、直すべき箇所を教えて」で始めるときです。「直すべき」は法令の判断で、受けられない範囲です。「書いてあることと、やっていることの差を一覧にします」と、実態の照らし合わせに直します。範囲の決め方は業務範囲の決め方に、見積もりの出し方は見積もりの出し方に書いています。

実態の照らし合わせ：書いてあること、やっていること、書かれていないこと

条文を読む前に、実態を聞きます。項目ごとに、「書いてあること」と「やっていること」を並べます。

一覧の各行は、「書いてあること」「やっていること」「書かれていないこと」「社員の声」の四つの欄で、「合っているか」の欄は作りません。判断は専門家です。聞き方はヒアリングの技能に書いています。

エラベルの見解

担当する側から見ると、この仕事は「実態の照らし合わせで、『合っているか』の欄を作らずにいられるか」で、線が守れるかが決まります。就業規則を読める人は、照らし合わせの途中で「これは法令に合っていない」と分かってしまい、一覧に書きたくなります。書いた瞬間に、それは法令の判断で、受けられない範囲です。「書いてあること」と「やっていること」の差だけを一覧にした担当者は、専門家に「判断はそちらで」と渡せ、専門家からも「材料が整っている」と信頼されます。エラベルで担当者を選ぶ企業には、「担当者は合っているかを判断しません。差を一覧にして、専門家が判断しやすい形にします」と、私たちから先に伝えています。受ける側がその場で使える判断としては、一覧の欄を「書いてあること」「やっていること」「書かれていないこと」「社員の声」の四つに固定し、五つ目の欄を作らないことです。

変えたい点の整理と専門家への材料

ずれの一覧ができたら、会社が変えたい点を整理し、専門家が判断に要る材料を整えます。

止まりやすいのは、「専門家が忙しいので、こちらで案を作ってから見てもらう」と条文の案を書くことです。案を書いた時点で、作成に踏み込みます。材料までにします。

専門家の作成と確認と会社の決定：自分は関わらない

この段階は、専門家と会社の仕事です。自分は、専門家の質問に事実で答える（判断はしない）、会社の決定を書面に残す支援をする、までです。

止まりやすいのは、専門家の案を見て「ここはこうしたほうが」と意見を言うことです。意見は判断で、受けられない範囲です。個別の判断は専門家にご確認ください。

エラベルの見解

同じ料金・同じ範囲でも、結果が分かれるのは、「専門家の案に意見を言わないでいられるか」です。就業規則を知っている人は、専門家の案を見ると、「うちの会社ならこうしたほうが運用しやすい」と分かります。それを言った瞬間に、条文の中身の判断に入り、線を越え、もし間違っていれば責任が自分に来ます。言わずに、「運用でこういう場面があります」と事実だけを専門家に伝えた担当者は、専門家がその事実を踏まえて案を直し、責任は専門家と会社に置かれたまま、運用に合った規則になります。事実は言ってよく、判断は言わない。この線が、就業規則の案件で最も守りにくく、最も大事です。エラベルで長く続いている担当者は、専門家との場で「事実の質問には答えます。判断のご質問は会社にお願いします」と最初に伝えています。受ける側がその場で使える形としては、専門家との打ち合わせの記録に「事実として伝えたこと」の欄だけを作り、「意見」の欄を作らないことです。

周知の支援：読まれる資料、進行、質問の受け皿、周知の記録

決まった規則を、社員に届けます。話すのは会社の人で、自分は資料と進行と記録です。

止まりやすいのは、社員からの質問に、その場で自分が答えることです。質問は受け皿に集め、会社が答えます。資料の作り方は資料の作り方に書いています。

運用の確認の仕組みと終了

周知のあと、規則と運用がずれないように、確認の仕組みを作り、担当者が回せる形で終えます。

終了時は、ずれの一覧（判断なし）、専門家への材料の型、周知の資料と記録、質問の受け皿と回答の記録、運用の確認の仕組み、を残し、社員の個人情報と個別の事例の記録は自分の手元に一切残しません。引き継ぎの型は引き継ぎの仕方に書いています。

社員の情報の扱い

就業規則の整備では、運用の実態を見るために、勤怠、休暇、処遇、休職、懲戒の運用に触れます。個別の事例の中身（誰が、何をして、どう扱われたか）は聞かず、記録せず、運用の流れだけを見ます。見る範囲を絞り、会社の管理する場所でだけ扱い、自分の端末に残しません。社員の声は個人が特定されない形で整理します。社員から直接来た相談は事実の整理までで、自分の記憶にも残さないように会社の管理する場所に記録します。個別の判断は専門家にご確認ください。扱いの詳細は候補者の個人情報の扱いとセキュリティの基本に書いています。

稼働時間は何で決まるか

全体の時間は、「実態の照らし合わせ（項目の数、聞き取りの人数）」「変えたい点の整理と材料（変えたい点の数）」「専門家と会社の期間（自分の稼働は事実の質問への回答だけ）」「周知の支援（資料、説明の場の回数、質問の数）」「運用の確認の仕組み（項目の数）」の合計で決まります。専門家の作成と確認と会社の決定の期間は、自分の稼働に含めません。工程ごとに範囲と見積もりを分けておけば、見込みが立ちます。数値は案件ごとに違うので、実態の照らし合わせが終わった時点で以後の工程を見直します。稼働の管理は稼働時間の管理に書いています。

まとめ

• 1案件は契約前→実態の照らし合わせ→変えたい点の整理と専門家への材料→専門家の作成と確認と会社の決定→周知の支援→運用の確認の仕組みと終了の六つの段階
• 契約前に受けられる範囲と受けられない範囲を書面に・専門家の有無と契約・条文を書かない・個人情報を見る範囲・相談の流れ・周知の場の役割・終わりの定義・評価を決める。「直すべき箇所を教えて」では始めない
• 実態の照らし合わせは「書いてあること」「やっていること」「書かれていないこと」「社員の声」の四つの欄。「合っているか」の欄を作らない
• 材料は変えたい点・理由・社員の声（個人が特定されない形）・運用の記録・聞きたいことの型。条文の案を添えない
• 専門家と会社の段階では事実の質問に答えるだけ。判断と意見を言わない
• 周知は読まれる資料・進行・質問の受け皿・周知の記録。話すのも答えるのも会社
• 運用の確認は項目・頻度・記録・ずれが出たときの流れ。判断は会社と専門家
• 社員の情報は個別の事例の中身を聞かず記録せず、運用の流れだけを見る

よくある質問

専門家から「運用に合わせて条文の案を一緒に考えてほしい」と言われました

条文の案には入りません。「運用の事実はお伝えします。この項目は、実際にはこう申請されて、こう記録されています。条文の形はそちらでお願いします」と、事実の提供に留めます。専門家と組む形でも、条文の作成に自分が関わると、線を越えます。専門家が事実を聞きたいときに、すぐ答えられる状態（一覧と運用の記録）を整えておくことが、自分の役です。個別の判断は専門家にご確認ください。

周知の説明会で、社員から解釈の質問が出て、担当者が答えられません

その場で自分が答えず、「質問として受け付けて、会社から回答します」と、質問の受け皿に回します。説明会の前に、よく出そうな質問を会社と専門家で用意しておくと、担当者が答えられる範囲が広がります。答えられない質問が多かった場合は、周知の資料の要点が足りていないか、質問の受け皿の準備が足りていないかで、次の周知で直します。担当者が答えられないことを、担当者の責任にしません。

運用の確認で、規則とずれている運用が見つかりました

事実（どの項目で、どういう運用が、いつから）を整理して、会社と専門家に渡します。運用を規則に合わせるか、規則を運用に合わせて変えるかは、会社と専門家が判断します。ずれを見つけた時点で「これは違反だ」と言わず、「規則にはこう書いてあり、運用はこうです」と事実で渡します。ずれの記録は、次の規則の更新の材料になります。個別の判断は専門家にご確認ください。