ATSの運用ルールを作る｜「使い方の説明書」ではなく、「誰が・いつ・何を更新するか」の一枚にする型

ATSを入れて初期設定を終えると、次に頼まれるのは「運用ルールを作ってほしい」です。ここで、画面ごとの操作方法を並べた説明書を作ると、誰も読まず、三か月後には段階が更新されない候補者が溜まります。運用ルールは、操作の説明ではなく、「誰が、いつ、何を更新し、何を書き、何を外に出さないか」を一枚で決めることです。結論を先に書くと、ATSの運用ルールは、更新の担当・更新のタイミング・段階を進める条件・記録に書くこと・ATSの外に出さないことの五つを一枚にし、面接官には自分の段だけのルールを渡し、週次で更新の止まりを確かめ、守れないルールは減らし、権限を周期で見直して、担当者が替わっても回る形にします。選定と初期設定はATSの選定と初期設定に、会社側から見た運用の手順はATS（採用管理システム）の運用の進め方に書いています。ここでは、運用ルールの型に絞ります。

説明書を作っても更新が止まる理由

更新が止まる原因は、操作が難しいからではなく、「自分が、いつ、何をするか」が決まっていないからです。使いこなせない構造はATSを入れたが使いこなせていないに書いています。

運用ルールの一枚に書く五つ

五つで一枚です。二枚になるなら、書きすぎです。ルールは「守れる数」に留めます。

エラベルの見解

担当する側から見ると、運用ルールで最も差がつくのは、「更新のタイミング」を「随時」にしないことです。受ける側は、「面接後に速やかに」と書きます。速やかに、は人によって違い、翌日になり、週末になり、忘れられます。「面接の直後五分以内に、評価シートの欄を埋めて段階を更新する」と、面接の予定の枠に五分を含める形にすると、更新が面接の一部になります。エラベルで担当者を選ぶ企業には、「ATSの更新は、いつ行うことになっていますか」を、私たちから先に聞いています。受ける側がその場で使える判断としては、更新のタイミングを、時刻や期限ではなく「〇〇の直後」と、既にある行動にくっつけて書くこと。「日程が決まった直後」「面接の直後」「結果を伝えた直後」。新しい習慣を作らず、既にある行動に足します。日程の枠に五分を含める型は日程調整を速くするに書いています。

面接官には自分の段だけのルールを渡す

全員に五つの一枚を渡すと、面接官は自分に関係ない部分を読んで、全体を読まなくなります。自分の段の三行だけを渡します。権限の設定も、この三行に合わせます。面接官に渡す一枚の型は面接の設計にあり、ATSの運用ルールはその一枚の末尾に三行足す形にできます。

週次で更新の止まりを確かめる

確かめるのは、副業の担当者か依頼側の人事のどちらかに決めます。週に一度、一覧を「段階ごとに、最終更新日の古い順」に並べれば、数分で見つかります。見つけたことは、人を責めるのではなく、「どのルールが守られていないか」として、ルールの見直しの材料にします。運用の週次の型は送信運用を回すの週次の報告と同じ考え方です。

媒体との連携で入る重複

重複の扱いは、紹介会社との契約や個人情報の保管に関わることがあり、担当者が決めません。「重複が出たら人事に知らせる」までをルールに書きます。

エラベルの見解

相談で最も多い思い込みは、受ける側の「ルールが守られないのは、守らない人の問題」というものです。実際には、守られないルールは、ルールの側に無理があります。「面接後に十項目を記入」は守られず、「観点三つの事実と判断を一語」なら守られます。守られないルールを見つけたら、注意するのではなく、ルールを減らすか、タイミングを既にある行動にくっつけ直します。三か月続けて守られたルールだけが、運用ルールです。受ける側がその場で使える判断としては、週次の確認で同じルールが二回続けて守られていなかったら、そのルールを減らす案を依頼側に出すこと。ルールを守らせる側ではなく、守れる形にする側に立ちます。

個人情報と権限の見直し

権限の見直しは、依頼側の人事が行い、担当者は「見直しの周期と項目」をルールに書くまでです。ATSの外に出した情報（ダウンロードしたファイル、メールの添付）の扱いは、依頼側の決まりに従います。個人情報の扱いに法令が関わる場合は、個別の判断は専門家にご確認ください。扱いは個人情報の扱いに、アカウントの扱いはアカウント管理のしかたに書いています。

担当者が替わっても回る形

担当者の頭の中にだけあるルールは、担当者が替わると消えます。一枚と三行と一行を、依頼側の場所に置きます。引き継ぎの形は引き継ぎ資料の残し方に書いています。

よく起きる詰まりと直し方

まとめ

• 説明書は読まれない。運用ルールは誰が・いつ・何を更新し・何を書き・何を外に出さないかの一枚
• 更新のタイミングは「随時」にせず、既にある行動の直後にくっつける
• 面接官には自分の段の三行だけ。全員に全部を渡さない
• 週次で更新の止まりを確かめる。人を責めず、ルールの見直しの材料に
• 守られないルールは減らす。三か月守られたものだけが運用ルール
• 重複と個人情報の扱いは依頼側の決まり。担当者は「人事に知らせる」までをルールに。個別の判断は専門家にご確認ください
• 一枚と三行を依頼側の場所に置き、担当者が替わっても回る形に

よくある質問

依頼側の人事が一人しかおらず、週次の確認の時間がありません

週次の確認を副業の担当者の稼働に含めます。「一覧を段階ごと・最終更新日の古い順に並べて、止まっている候補者を人事に一行で知らせる」だけなら、短い稼働で済みます。見つけた止まりに対応するのは依頼側ですが、見つける役割は担当者が担えます。担当者も動けない週は、確認を飛ばすのではなく、依頼側に「今週は確認できない」と先に伝えます。

面接官が「ATSに入力する時間が無い」と言います

入力の量を減らします。「観点三つの事実を一行ずつ、判断を一語」で足ります。それも難しいなら、面接の直後に口頭で人事に伝え、人事が入力する形にします。入力の担当を面接官から人事に移すことは、ルールの変更として一枚に書きます。面接官の負担を減らすことと、記録が残ることの両方を満たす形を探します。評価シートの長さは評価シートを作るに書いています。

ルールを作ったのに、依頼側が「もっと細かく決めてほしい」と言います

細かくすると守られなくなる構造を伝えます。「五つの一枚で三か月回してみて、守られているものと守られていないものを見てから、足すか減らすかを決めましょう」と、期限を置きます。依頼側が求める細かさの多くは、「例外のときどうするか」で、例外は「人事に知らせる」の一行で足ります。例外のルールを増やすと、本則が読まれなくなります。