採用ファネルを可視化する｜「段階ごとの数・日数・落ちた理由」を一枚に並べ、詰まりを一か所に見せる型

依頼側から「採用がうまくいっていない」と言われ、「応募が何件で、採用が何人」の数字だけを見ても、どこで止まっているかは分かりません。応募から採用までの間には、書類・一次・二次・最終・内定・入社の段階があり、詰まりはそのどこか一か所にあります。ファネルを可視化する仕事は、きれいなグラフを作ることではなく、段階ごとの数と日数と落ちた理由を並べて、詰まりを一か所に見せることです。結論を先に書くと、採用ファネルは、依頼側の選考の段階に合わせて段を決め、各段で「数・次に進むまでの日数・落ちた理由の分類」の三つを並べ、一覧の記録から作り、経路別・求人別に分けて見て、数が減る段・日数が伸びる段・理由が偏る段を詰まりとして読み、割合で断定せず、月次で更新します。会社側から見た読み方は採用ファネルのどこが詰まっているか分からないに、スカウト経由の歩留まりはスカウト経由の内定までの歩留まりに、記録の元になる一覧はスプレッドシートで採用管理を作るに書いています。ここでは、一枚の作り方に絞ります。

「応募数」と「採用数」だけでは見えない

依頼側が「応募が足りない」と言うとき、実際には一次の後の日程調整で候補者が流れている、ということが起きます。段階ごとに見ないと、手当ての場所を間違えます。課題の構造化の型は課題を構造化するに書いています。

段階を依頼側の選考に合わせる

段階は、一覧の「段階」の列の選択肢と同じにします。一覧と段階が違うと、一覧から一枚を作れません。段階の決め方は面接の設計に書いています。

エラベルの見解

担当する側から見ると、ファネルの可視化で最も差がつくのは、「数」だけでなく「日数」を並べているかどうかです。受ける側は、段階ごとの人数を並べて、減っている段を詰まりとします。ただ、数が減っていない段でも、次に進むまでに二週間かかっていれば、候補者はその間に他社で決まり、次の段で「辞退」として減ります。減った段ではなく、その一つ前の段の日数が原因です。数と日数を並べると、「減っている段」と「原因の段」が分かれます。エラベルで担当者を選ぶ企業には、「ファネルに、段階ごとの日数は入っていますか」を、私たちから先に聞いています。受ける側がその場で使える判断としては、一覧に「最終更新日」の列があれば、段階が動いた日の差で日数が出るので、一枚を作る前に一覧のその列が埋まっているかを確かめること。埋まっていなければ、まず一覧の運用ルールに戻ります。

各段で並べる三つ

三つを、段階を縦に、三つを横に置いた一枚の表にします。グラフは要りません。表で足ります。理由の分類は、一覧の「見送り・辞退の理由」の列が選択式になっていれば数えられます。辞退の理由の分け方は内定辞退を減らすに書いています。

記録から作る手順

記録が無い期間は、作れません。「記録が無いので今月から」と伝え、遡って推測で作らないことが要点です。

経路別・求人別に分けて見る順番

分けるほど件数が減り、傾向が読めなくなります。副業の稼働で扱う件数では、全体と経路別までで足りることが多い。求人別と面接官別は、件数がたまってからです。

エラベルの見解

相談で最も多い思い込みは、受ける側の「ファネルは通過率で見るもの」というものです。通過率は、件数が少ないと大きく揺れ、一件の差で数字が倍になります。依頼側に「一次の通過率が〇割に落ちました」と伝えると、依頼側は一次の面接官を疑い、実際には候補者が二人減っただけ、ということが起きます。数と日数と理由を、件数のまま並べて、「一次で二人が見送り、理由は要件」と事実で伝えるほうが、次の判断につながります。受ける側がその場で使える判断としては、一枚に割合の列を作らないこと。割合が要るなら、依頼側が自分で計算できる数を並べ、担当者は「この件数では割合は揺れます」と添えます。数字の伝え方は数字で語るに書いています。

詰まりの読み方

詰まりは、たいてい一か所です。二か所以上を同時に直すと、どちらが効いたか分からなくなります。一枚を依頼側に見せるとき、「直す場所は一つ」と、担当者の案を添えます。決めるのは依頼側です。

依頼側に見せる一枚

一枚は、月次で更新します。前月と並べて、詰まりの段が動いたかを見ます。手当ての前後で数字を比べるときも、割合ではなく件数で、「この件数では傾向として断定できない」と添えます。報告の形は報告のしかたに書いています。

よく起きる詰まりと直し方

まとめ

• 「応募数」と「採用数」では詰まりが見えない。段階ごとに見る
• 段階は依頼側の選考と一覧の選択肢に合わせる
• 各段で数・次に進むまでの日数・落ちた理由の分類の三つを並べる。日数が「原因の段」を教える
• 記録から作る。記録が無い期間は作らず、「今月から」
• 分けるのは全体→経路別→求人別の順。件数が減るほど読めなくなる
• 詰まりは一か所。手当ても一つ。決めるのは依頼側
• 割合で断定しない。件数のまま並べ、揺れることを添える
• 月次で更新し、前月と並べる

よくある質問

依頼側に過去の記録が無く、「これまでのファネル」を求められます

作れません。「記録が無いので、今月から記録して、来月に最初の一枚を出します」と伝えます。過去のメールや記憶から推測で作ると、その数字が一人歩きします。記録が無いこと自体が、依頼側の採用の課題の一つなので、一覧の運用ルールを先に作ることを提案します。運用ルールの型はATSの運用ルールを作るに書いています。

段階ごとの日数を出そうとしたら、段階が動いた日が記録されていません

「最終更新日」の列が無いか、埋まっていない状態です。今月から、段階を動かすときに日付を入れるルールにします。それまでは、数と理由の二つで一枚を作り、「日数は来月から」と書きます。日数が無い一枚は、「減っている段」は分かっても「原因の段」が分からないので、手当ての案は仮のものとして出します。

ファネルを見せたら、依頼側が面接官を責め始めました

一枚は人を評価するためのものではなく、直す場所を決めるためのものだと伝えます。一次で数が減っているなら、一次の面接官の目ではなく、書類の基準と一次の観点のずれ、または一次の前の日数が原因のことが多い。「面接官別」の分け方は依頼側の判断で行い、担当者は「枠の預かり方」や「基準の一行」の問題として返します。面接官の評価に踏み込まない線は面接官トレーニングを行うに書いています。