タレントプールを作る｜「溜める名簿」ではなく、「誰を・何のために・いつ動かし・いつ出すか」を同意と記録の上で決める型

「過去の応募者を活かしたい」「タレントプールを作りたい」という依頼で、過去の応募者の一覧を一つのシートにまとめると、それは「名簿」であって、プールではありません。誰に、何のために、いつ連絡し、いつ消すかが決まっていない名簿は、使われないまま個人情報だけが溜まり、扱いの問題になります。結論を先に書くと、タレントプールは、入れてよい人を同意と依頼側の決まりで決め、四つの層に分け、一人一行で「入れた理由・要件との照合・同意の範囲・次の接点の時期・出す条件」を持ち、動かす接点は求人の変化があるときだけにし、出す条件を先に決め、個人情報の保管と使用は専門家の確認に従い、担当者はプールを手元に持たない形で作ります。会社側から見た考え方は過去の応募者を活かせていないとタレントプールの育て方に、代行に持たせるときの線はタレントプールを代行に持たせるリスクに書いています。ここでは、副業の担当者が作る型に絞ります。

「溜めておく」だけで使われない理由

プールは「動かす」ためのもので、動かす設計が無ければ、名簿のほうがまだ害が少ない。設計が無いなら、作らないほうがよい、というのが出発点です。

入れてよい人は同意と依頼側の決まりで

応募者の情報を選考の後も保管し、別の求人の案内に使うことは、個人情報の扱いに関わり、法令上の整理があると一般に整理されています。担当者が「同意はあるだろう」と判断しません。個別の判断は専門家にご確認ください。扱いは個人情報の扱いと副業で法令違反をしないためにに書いています。

エラベルの見解

担当する側から見ると、タレントプールで最も差がつくのは、「出す条件を先に決めているか」です。受ける側は、入れる基準を丁寧に作りますが、出す基準を作りません。すると、プールは増える一方で、保管の期限を過ぎた人、本人が「もう連絡不要」と言った人、要件が変わって合わなくなった人が残り、いつか同意の無い連絡が発生します。「保管の期限が来たら出す」「本人の申し出があれば即日出す」「要件の変化で照合が×になったら出す」の三つを、入れる前に一枚に書く。それで、プールは増え続けず、動かせる状態が保てます。エラベルで担当者を選ぶ企業には、「タレントプールから人を出す条件は決まっていますか」を、私たちから先に聞いています。受ける側がその場で使える判断としては、一人一行の項目に「出す条件と時期」の列を作り、空欄の行は入れないこと。

四つの層

層ごとに、動かす接点が違います。全員に同じ案内を送るのは、プールではなく一斉配信で、返信は来ず、同意の範囲を超えることもあります。

一人一行の項目

候補者リストと同じく、一人一行、氏名は別のシートで番号で紐づけます。構造は候補者リストの作り方とスプレッドシートで採用管理を作るに書いています。

動かす接点は「求人の変化」があるときだけ

接点の文面は、スカウト文面と同じ型（その人の経歴に触れる一段落・変化の中身・返信しやすい結び）で、「以前ご応募いただいた際に〇〇でしたが、〇〇が変わりました」と、入れた理由に対応する変化を書きます。文面の型はスカウト文面を書くに書いています。送る前に、同意の範囲と出す条件を確かめます。

エラベルの見解

相談で最も多い思い込みは、受ける側の「プールは大きいほど価値がある」というものです。実際には、プールの価値は、大きさではなく「動かせる行の数」で決まります。動かせる行とは、入れた理由が要件の言葉で書かれ、同意の範囲が明確で、次の接点の時期が決まっている行です。百行の名簿より、十行の動かせるプールのほうが、次の求人で役に立ちます。受ける側がその場で使える判断としては、月に一度、「次の接点の時期」が過ぎている行を見て、動かすか出すかを依頼側に判断してもらうこと。放置された行が増えるプールは、名簿に戻ります。

出す条件を先に決める

「出す」の実務（消す、返す、匿名にする）は依頼側の個人情報の扱いの決まりに従い、担当者は「出す条件に該当した行」を依頼側に知らせるまでです。

担当者はプールを手元に持たない

代行や外部の担当者がプールを持つことの問題はタレントプールを代行に持たせるリスクに書いています。担当者の側から、依頼側の環境に置く形を提案します。

よく起きる詰まりと直し方

まとめ

• 「溜めておく」名簿はプールではない。動かす設計が無ければ作らない
• 入れてよい人は同意と依頼側の決まりで。同意の記録が無い人は入れない。個別の判断は専門家にご確認ください
• 層は見送りだが近い・辞退した・今は動かない・退職者で意向のある人。層ごとに動かす接点が違う
• 一人一行で入れた理由・照合・同意の範囲・次の接点の時期・出す条件。氏名は別に
• 動かすのは求人の変化があるときだけ。一斉配信にしない
• 出す条件を先に決める。期限・本人の申し出・要件の変化・返事なし・入社
• 担当者はプールを手元に持たない。依頼側の環境で、案件の終了時に手元を消す

よくある質問

依頼側から「プールの人に、定期的に会社の近況を送りたい」と言われました

同意の範囲によります。「求人の案内」への同意しか無い人に、近況の配信を送ることは、同意の範囲を超える可能性があります。近況の配信を行いたいなら、その目的への同意を改めて取る形を、依頼側と専門家で決めます。担当者は「同意の範囲を確かめてから」と伝え、範囲の判断はしません。同意の範囲の中で送る場合も、層ごとに文面を分けます。

プールの人に接点を送ったら、「なぜ私の情報を持っているのか」と返されました

同意の記録を依頼側が確かめ、本人に「いつ、どの場面で同意をいただいたか」を依頼側の人事から説明します。記録が無ければ、依頼側の決まりに従って情報を出し、本人にその旨を伝えます。担当者が本人に直接説明することはせず、依頼側の人事に渡します。この事態を防ぐために、入れる前の同意の確認と、接点の文面に「以前〇〇の際にご同意いただいた」を入れる形にします。

副業の案件が終わった後、自分が作ったプールの型を次の依頼側で使ってよいですか

型（層の分け方、一人一行の項目、出す条件の考え方）は使えます。中身（依頼側の候補者の情報）は一切持ち出しません。「型は自分のもの、中身は依頼側のもの」の線を、案件の最初に契約で書いておきます。引き継ぎのときに、手元の写しを消したことを依頼側に伝えます。引き継ぎの形は引き継ぎ資料の残し方に書いています。