中小企業の採用代行｜最初に外注すべき業務はどれか

ここでいう中小企業は、従業員が数十名から二百名ほどで、人事は総務や経理と兼務の一人か二人、採用は正社員が年に数名から十数名、社長の決定力が強く、知名度がなくて求人では大手と競合し、紹介会社に頼ることが多い会社です。この会社が採用代行を使うとき、何から出せばよいか。この記事は、その順番を決めるためのものです。結論を先に書くと、最初に出すべきは「兼務の担当を判断に戻すための運用」で、具体的には応募者と候補者への連絡、面接の日程調整、面接の記録、進捗の表です。次が「自力の経路の立ち上げ」で、応募する理由を最初に置いた求人票、社員の紹介の仕組み、取引先と地域の経路です。最後が「紹介会社との連絡」で、紹介会社を絞ってから、依頼書と日々の連絡を出します。順番の理由は、兼務の担当が運用に埋まっていると窓口として判断できず、自力の経路は担当が判断できてから育ち、紹介会社の管理を先に出すと代行の稼働がそこに流れて自力の経路が育たないからです。ただし、運用を出す前に、社長が半日で「知らない会社に応募する理由」と「担当が決めてよい範囲」を決めることが前提です。社内に残す役割は中小企業の採用体制の作り方に、失敗の形は中小企業が採用代行で失敗するパターンに、噛み合う代行の条件は中小企業に向く採用代行の条件にまとめています。

この規模で、採用のどこが詰まるか

順番を決めるには、この規模で採用のどこが詰まっているかを先に見ます。人事が兼務で、社長の決定力が強く、知名度がない会社では、次のように詰まります。

この表で、損失が最も大きいのに見えにくいのは「担当が運用と紹介の対応で埋まり、窓口として判断する時間がない」ことです。担当が判断できないと、社長への確認が増えて二重の窓口になり、自力の経路も要件も進みません。最初に出すのは、担当を判断に戻すための運用です。

出す前に：社長が半日で理由と範囲を決める

運用を代行に出すには、代行と担当が社長に聞かずに進められる材料が要ります。社長が半日を取って、次を決めます。

• 知らない会社に応募する理由。この職種で、うちだからできること三つ（裁量、現場との近さ、社長との距離、事業の中身）。求人票の最初に置く
• 担当が決めてよい範囲。書類の見送り、日程、面接の案内、紙の中の候補者を進めること。社長に上げるのは採るかどうか、条件、要件の変更
• 代行への指示は担当を通す。社長が代行に直接指示を出さない
• 一年後の紹介と自力の比率。紹介で決まる数と自力で決まる数を、どうしたいか

代行は、この半日に同席して聞き出し、紙に整えるところまでを引き受けます。決めるのは社長で、代行は問いを出して整理する側です。要件は、この後に部門長と担当で「半年後にやってほしいこと三つ」に落とし、条件と並べます。知名度の問題は知名度がなくて応募が集まらないに、要件の作り方は採用要件の定義は代行に出せるかに書いています。

最初に出す工程：兼務の担当を判断に戻すための運用（連絡・日程・記録・進捗）

なぜ最初か。兼務の担当の時間を最も削っている工程で、判断を含まず、出した翌週から担当の時間が空くからです。担当が空いた時間で「紙の中で進める」判断と社長への確認のまとめを持てるようになると、窓口が一つになり、代行が待たなくなります。

代行に頼む内容。応募者と候補者への連絡、面接の日程調整（社長の枠は週に固定、部門長の予定に直接入れる）、面接の記録の型と記入、進捗の表を社内の共有の場所に作って更新する、担当への確認を週に一度の定例にまとめる、担当の本業の締めの時期は紙の中で進める。

社内に残す判断。「進めるか止めるか」は担当か部門長が紙の中で決め、代行が伝えます。採るかどうかと条件は社長が、週に一度、担当がまとめて上げた確認の場で決めます。担当は、空いた時間で部門長と要件を落とす場を持ちます。

費用の見方。候補者の件数と面接の回数で稼働が決まります。「担当が採用の運用に使った時間」が減ったか、「社長に確認が届く回数」が週に一度になったか、「候補者が返事を待った日数」が減ったかで、最初の月の効果を見ます。日程調整は面接の日程調整は代行に出せるかに、兼務の担当が一人の会社の順番は人事が一人の会社の採用代行に、専任の人事がいない会社の順番は専任の人事がいない会社の採用代行に整理しています。

エラベルの見解

相談で最も多い思い込みは、「紹介会社の手数料を減らしたいのだから、代行にはまず紹介会社の管理を任せて、担当の手を空けたい」というものです。実際には、紹介会社の管理から出すと、代行の稼働は推薦の受付と日程と進捗の共有に流れ、紹介会社は候補者を出してくれるので「動きが見える」ぶん、自力の経路の立ち上げが後回しになります。半年経つと、担当の手は空いたが、紹介の比率は変わらず、代行の月額が手数料の上に乗っている、という形になります。手数料を減らしたい判断は正しいのですが、順番が逆です。先に運用を出して担当を判断に戻し、自力の経路を立ち上げてから、紹介会社を絞って連絡を出すと、比率が実際に動きます。

この順番で代行を選ぶと、見るべき点が決まります。契約の前の面談で「一年後に、紹介と自力の比率をどうしたいですか」と聞いてくる担当者は、この規模で代行が何をすべきかを知っています。「紹介会社の窓口はお任せください」から入る担当者は、紹介の管理で稼働を使い切ります。エラベルでは、依頼側が担当者の経歴を見て選ぶ仕組みなので、知名度のない会社で自力の経路を作ってきた担当者に、運用から入る形で頼めます。

次に出す工程：自力の経路の立ち上げ（求人票・社員の紹介・取引先と地域）

なぜ次か。運用が回り、担当が判断できるようになり、部門長と要件を落とせると、次に「知らない会社に応募する理由」を経路に乗せる工程が要ります。中小企業は知名度で大手に並べないので、転職サイトで数を追う前に、「知っている人から知る」経路を先に動かします。運用の前に出すと、集まった候補者への連絡で担当がまた埋まります。

代行に頼む内容。応募する理由を最初に置いた求人票と文面（社長の言葉を整える）、社員の紹介の仕組み（案内の作成、「なぜこの会社に残っているか」を社員から聞いて載せる、紹介があったときの連絡と日程）、取引先と地域と業界の集まりへの声のかけ方の型と応募の受付、転職サイトは「知った人が確かめに来る場所」として一つに絞って運用、スカウトは急ぎの職種だけ。

社内に残す判断。応募する理由の中身、社員の誰に頼むか、どの取引先と地域に声をかけるか、は社長が決めます。求人票の確認は担当が持ち、社長が一度だけ見ます。媒体の契約は社内の名義で、代行は運用だけを持ちます。

費用の見方。経路の立ち上げは最初にまとまった稼働があり、その後は応募の件数で決まります。「応募のうち、会社を知って来た人の比率」と「社員の紹介からの応募の数」で効果を見ます。転職サイトの費用は、一つに絞ることで減ることがあります。社員の紹介はリファラル採用の設計は代行に出せるかに、求人原稿は求人原稿の作成は代行に出せるかに、会社の魅力の出し方は採用広報・オウンドメディアは代行に出せるかに、応募が来ない原因の切り分けは応募が来ないに書いています。

最後に出す工程：紹介会社との連絡（絞ってから依頼書と日々の連絡）

なぜ最後か。自力の経路が動き始めてから紹介会社を絞ると、「急ぎの職種」と「自力で集まらない職種」だけに紹介を使う形にでき、代行の稼働が紹介の管理に流れません。先に出すと、代行も担当も紹介会社の対応に流れ、比率が動きません。

代行に頼む内容。紹介会社を絞る（取引の一覧を作り、推薦の質と決まった数で残す社を決める材料を出す。決めるのは社長と担当）、残した社への依頼書（応募する理由と要件の三つを載せ、全社に同じ版を同じ日に）、推薦の受付と日程と進捗の共有、見送りの理由を要件の言葉で紹介会社に戻す、月に一度、紹介で決まった数と自力で決まった数を分けて一枚にする。

社内に残す判断。どの紹介会社を残すか、条件の交渉、紹介と自力の使い分けは社長と担当が持ちます。紹介会社からの推薦を進めるかは、担当か部門長が紙の中で決めます。

費用の見方。残した社の数と推薦の件数で稼働が決まります。「紹介と自力の比率」が目標に向かって動いたか、「紹介の手数料の総額」が減ったかで効果を見ます。紹介会社の絞り方は紹介会社が多すぎて対応しきれないに、推薦の質は紹介会社の推薦の質が低いに、紹介会社との折衝は人材紹介会社との折衝は代行に出せるかに、代行と紹介の違いは採用代行と人材紹介の違いに整理しています。

エラベルの見解

外に出してよいのは、理由と要件を紙にするときの問いと整理・連絡・日程・記録・進捗・求人票と文面・社員の紹介の仕組みの運用・取引先と地域の経路の型・転職サイトの運用・紹介会社を絞る材料・依頼書と日々の連絡・比率の一枚までで、「応募する理由の中身」「採るかどうかと条件」「担当が決めてよい範囲」「要件の中身」「どの紹介会社を残すか」「条件の交渉」は社内に残します。この規模は人事が兼務なので、紹介会社との条件の交渉も代行に頼みたくなりますが、手数料の条件は社長が決めることで、代行が交渉すると社内に条件の根拠が残りません。代行は、絞る材料と、決まった条件での日々の連絡までにします。

担当する側から見ると、この規模で三つの工程を「一度に全部」で受けると、紹介会社の対応に稼働が流れ、担当は運用から離れたのに紹介の推薦の判断で埋まり、自力の経路は「後で」のまま半年が過ぎ、社長に「費用が増えただけ」と言われます。運用を出して担当を判断に戻し、応募する理由を経路に乗せ、それから紹介会社を絞って連絡を持つ、と一つずつ進める形だと、一年で紹介の比率が動き、「自力で採れるようになった」と言われます。エラベルでは、依頼側が担当者を選べるので、契約の前の面談で「紹介会社の管理は後にしましょう。まず運用と自力の経路です」と順番を提案してくる担当者を選べば、この形になります。

まとめ

• 中小企業が代行に出す順番は、一に兼務の担当を判断に戻すための運用（連絡・日程・記録・進捗）、二に自力の経路の立ち上げ（応募する理由を置いた求人票・社員の紹介・取引先と地域）、三に紹介会社との連絡（絞ってから依頼書と日々の連絡）
• 順番の理由は、担当が運用に埋まっていると窓口として判断できず、紹介会社の管理を先に出すと代行の稼働がそこに流れて自力の経路が育たないから
• 運用を出す前に、社長が半日で「知らない会社に応募する理由」「担当が決めてよい範囲」「指示は担当を通す」「一年後の紹介と自力の比率」を決める
• 自力の経路は「知っている人から知る」経路（社員・取引先・地域）を先に動かし、転職サイトは確かめに来る場所として一つに絞る
• 紹介会社は自力の経路が動いてから絞り、急ぎと自力で集まらない職種だけに使う。残す社と条件の交渉は社長と担当
• 費用は、工程ごとに「候補者の件数と面接の回数、経路の立ち上げと応募の件数、残した社の数と推薦の件数」で見て、担当の時間・会社を知って来た人の比率・紹介の手数料の総額の変化で効果を見る

よくある質問

紹介会社の手数料が大きいので、まず紹介会社の管理から代行に出したいです

手数料を減らしたい判断は正しく、順番だけを変えます。紹介会社の管理を先に出すと、代行の稼働は推薦の受付と日程に流れ、紹介会社は候補者を出してくれるので動きが見え、自力の経路が後回しになります。半年経っても比率は変わらず、月額が手数料の上に乗ります。先に運用を出して担当を判断に戻し、自力の経路を立ち上げてから紹介会社を絞ると、比率が実際に動きます。どうしても急ぐ職種があるなら、その職種だけ紹介会社を使い続け、代行には運用と自力の経路から入ってもらい、「経路が動いてから紹介会社の連絡を足す」と契約に段階を入れる形が現実的です。失敗の形は中小企業が採用代行で失敗するパターンに、代行と紹介の違いは採用代行と人材紹介の違いに整理しています。

兼務の担当が「運用を渡すと、自分の仕事がなくなる」と心配しています

渡すのは運用で、残るのは判断と記録と社長への確認のまとめです。担当の仕事は「連絡をする人」から「進めるかを決め、社長に材料を出し、部門長と要件を落とす人」に変わり、会社にとっての重みは増えます。運用を渡した後に担当がやることを、社長が言葉で伝えることが前提です。担当が「自分で決めてよい範囲」を紙で持つと、代行に指示を出す側になり、渡した実感より任された実感のほうが大きくなります。体制の作り方は中小企業の採用体制の作り方に、担当を育てる考え方は社内の採用担当を育てるに書いています。

年に数名の採用に、三つの工程を全部出す必要がありますか

全部を一度に出す必要はなく、順番に一つずつ、効果を見てから次を足します。年に数名なら、最初の工程（運用）だけで担当の時間が空き、社長の確認が週に一度になれば、それで足りることもあります。自力の経路は、紹介の手数料が採用の数に比例して増えていて減らしたい場合に足し、紹介会社の連絡は、残す社を絞ってからにします。「候補者がいるときだけ動く」「期間を区切る」形を、契約の前に聞いておきます。中小企業に向く条件は中小企業に向く採用代行の条件に、月額と成果報酬の違いは採用代行は月額型と成果報酬型のどちらが得かに、規模と代行の相性は会社規模と代行会社の相性に整理しています。