打ち合わせの時間帯の決め方｜人事の副業の打ち合わせは「依頼側の都合に合わせる」のではなく、「自分が固定で出られる時間帯を二つ示し、その中で依頼側に選んでもらう」形で決める。都度合わせると本業の時間か有給が消え、固定で示せば依頼側もその前提で組む

依頼側から「来週、打ち合わせできますか」と言われるたびに、本業の予定と照らして、昼休みか、有給か、夜遅くかを考える。毎回の調整が負担で、結局、本業の時間に抜けることもある。副業の打ち合わせの時間帯は、どう決めればよいのか。結論を先に書くと、副業の打ち合わせの時間帯は、「依頼側の都合に合わせる」のではなく、「自分が固定で出られる時間帯を二つ示し、その中で依頼側に選んでもらう」形で決めます。都度合わせると、本業の昼休みや有給や夜遅くが打ち合わせで消え、毎回の調整が負担になります。「火曜と木曜の夜八時から九時」「土曜の朝九時から十時」のように固定の候補を示せば、依頼側はその前提で予定を組み、調整の負担が消えます。時間帯は、契約の前に示し、契約に入れます。稼働の時間帯は週何時間から受けられるかに、定例の進め方は定例会の進め方に、平日日中の連絡は平日日中の連絡にどう対応するかにまとめています。

都度合わせると崩れる理由

打ち合わせを依頼側の都合に都度合わせると、どこが崩れるかです。

理由の要点は、「依頼側は、担当者の時間帯を知らなければ、社員と同じ日中を提案する」ことです。依頼側に悪気はなく、担当者が日中に出られないことを知らないだけです。固定の時間帯を先に示せば、依頼側はその中で選び、日中の提案はなくなります。示さなければ、毎回、日中の提案から始まり、毎回、調整が要ります。本業への影響は本業のパフォーマンスへの影響に、有給の扱いは有給を使って対応してよいかに書いています。

固定の候補を二つ示す方法

打ち合わせの時間帯は、固定の候補を二つ示します。一つでは依頼側が選べず、三つ以上では自分の枠が減ります。

示し方の要点は、「契約の前に示し、契約に入れる」ことです。契約の後に「実は日中は出られません」と言うと、依頼側は「聞いていない」となります。契約の前に、「打ち合わせはこの二つの時間帯で」と示し、その条件で受けてもらえる依頼側と契約します。契約に入れておけば、後から日中を提案されても、「契約の時間帯で」と戻せます。契約の決め方は業務範囲を書面で固めるに、時間帯の固定は本業と両立する時間の作り方に整理しています。

エラベルの見解

担当する側から見ると、打ち合わせの時間帯で消耗する担当者は、「依頼側に合わせるのが礼儀」と思っている人です。依頼側の提案に毎回合わせ、昼休みに抜け、有給を使い、夜遅くに出て、本業と睡眠と家族の時間が削れ、続かなくなっています。依頼側は、担当者が無理をしていることに気づいていません。固定の時間帯を示すことは、失礼ではなく、依頼側が予定を組みやすくすることです。

見ていて差がつくのは、固定の時間帯を、「出られる時間」ではなく「出る時間」として示しているかです。「夜なら出られます」と幅で示すと、依頼側は夜のどこかで毎回提案し、調整が残ります。「火曜の夜八時から九時」と点で示すと、依頼側はその点に合わせ、調整が消えます。点で示している担当者は、打ち合わせの時刻が毎回同じで、依頼側の担当者もその時刻を空けておく習慣になり、定例として定着しています。エラベルでは、依頼側が担当者を選ぶ仕組みなので、打ち合わせの時間帯を登録の時点で示している担当者には、その時間帯で回る依頼側がついています。時間帯は、幅ではなく点で示すものです。

時間帯ごとの向き不向き

打ち合わせの時間帯には、それぞれ向き不向きがあります。自分と依頼側の両方で見ます。

向き不向きの要点は、「依頼側の担当者にとっての負担」も見ることです。自分が出やすい時間帯でも、依頼側の担当者が退勤後や休日なら、その担当者に負担がかかり、打ち合わせが続きません。平日の夜か早朝で、依頼側の担当者も出やすい時刻を、二つの候補から依頼側に選んでもらいます。経営者が直接担当する依頼側は時間帯の自由度が高く、人事の担当者がいる依頼側は就業時間の中が出やすい、という傾向があります。早朝の稼働は早朝の稼働という選択に、週末は週末だけの稼働は可能かに書いています。

打ち合わせの種類ごとの頻度と長さ

打ち合わせは、種類によって頻度と長さが違います。全部を同じ枠で受けると、枠が足りなくなります。

種類の要点は、「判断を仰ぐ相談を、定例にまとめる」ことです。判断が要るたびに打ち合わせを組むと、枠が打ち合わせで埋まります。判断が要ることは、文面で先に送り、定例で確認する形にすれば、打ち合わせの回数が減ります。文面で済むことは文面で、打ち合わせは定例だけ。この形が、副業の枠を守ります。定例の進め方は定例会の進め方に、質問の仕方は分からないことの聞き方に、報告の頻度は報告の頻度をどう決めるかに整理しています。

打ち合わせを減らす代替手段

打ち合わせは、減らせるものが多いです。代替手段です。

代替手段の要点は、「打ち合わせは、文面で済まないことだけに使う」ことです。報告、判断、説明、確認は、文面や録画で済みます。文面で済まないのは、依頼側の考えを聞き出すこと、関係を作ること、複数の人の合意を取ることです。それだけを打ち合わせにし、他は文面にすれば、打ち合わせは週に一度、三十分で足ります。文面の書き方は連絡手段の分け方に、報告の型は稼働報告の書き方に書いています。

時間帯が合わない依頼側の扱い

固定の候補を示しても、依頼側の時間帯と合わないことがあります。扱いです。

扱いの要点は、「時間帯が合わない依頼側は、自分の枠に合わない依頼側」と割り切ることです。範囲が合っていても、打ち合わせの時間帯が合わなければ、毎回の調整で本業か睡眠か家族の時間が削れ、続きません。文面と録画で置き換えても合わなければ、その依頼側は受けず、時間帯が合う依頼側を選びます。登録先なら、時間帯を登録の時点で示せるので、合わない依頼側とは最初からつながりません。案件の選び方は案件の探し方に、更新時の直し方は更新時の条件見直しに整理しています。

決める順番

打ち合わせの時間帯を決める順番です。

順番の要点は、「一」で、家族と共有してから依頼側に示すことです。家族と共有せずに依頼側に示すと、家族の予定と重なり、家族との関係が崩れます。家族と決めた時間帯を、依頼側に示す。この順番が、両立を保ちます。家族との共有は家族の理解を得るに、時間帯の固定は本業と両立する時間の作り方に書いています。

エラベルの見解

相談で最も多い思い込みは、「打ち合わせの時間帯は、依頼側に合わせるものだ」というものです。実際には、依頼側は担当者の時間帯を知らないので、示されなければ社員と同じ日中を提案するだけで、示されればその中で選びます。合わせるのではなく、示す。示した時間帯で受けられる依頼側と契約する。これが、副業の打ち合わせの時間帯の決め方です。

順番として、固定で出られる時間帯を二つ選び、家族と共有し、長さと頻度を決め、契約の前に示し、依頼側に選んでもらい、契約に入れ、文面で済むことは文面にし、緊急の定義を決め、毎回違う時刻を提案されたら契約の時間帯に戻す。この順番で、打ち合わせは「毎回調整するもの」から「決まった時刻に行うもの」になります。エラベルでは、依頼側が担当者を選ぶ仕組みなので、打ち合わせの時間帯を明確にしている担当者には、その時間帯で回る依頼側がついています。時間帯は、合わせるものではなく、示すものです。

まとめ

• 打ち合わせの時間帯は依頼側に合わせるのではなく、固定の候補を二つ示して依頼側に選んでもらう
• 候補は幅ではなく点で（「夜なら」ではなく「火曜の夜八時から九時」）。契約の前に示し、契約に入れる
• 時間帯は依頼側の担当者の負担も見る。平日の夜か早朝で、依頼側も出やすい時刻を
• 判断を仰ぐ相談は定例にまとめ、文面で済むことは文面に。打ち合わせは週に一度三十分で足りる
• 時間帯が合わない依頼側は自分の枠に合わない依頼側。文面と録画で置き換え、それでも合わなければ受けない
• 時間帯は家族と共有してから依頼側に示す

よくある質問

固定の時間帯を示すと、「融通が利かない人」と思われませんか

逆です。固定の時間帯を示す担当者は、依頼側にとって予定が組みやすく、「この曜日のこの時刻は空けておく」という習慣になります。融通が利かないと思われるのは、時間帯を示さずに毎回の提案を断る場合です。「この二つの時間帯なら出られます。緊急の場合はご相談ください」と、候補と例外を添えて示せば、依頼側は融通が利かないとは感じません。示し方は週何時間から受けられるかに整理しています。

依頼側の面接官との打ち合わせは、面接官の都合に合わせるしかありません

面接官の都合は依頼側の中のことなので、担当者を通して、自分の候補の時間帯を面接官に伝えてもらいます。面接官が日中しか出られないなら、面接官向けの準備資料を文面で送り、質問を文面で受ける形にし、打ち合わせは要るときだけにします。面接官との打ち合わせが毎回日中になるなら、その工程は自分の枠に合わない工程で、範囲から外すか、依頼側の担当者が面接官との調整を担う形にします。面接官との関係は現場との関係の作り方に書いています。

契約の後に、依頼側の担当者が変わり、日中を提案されるようになりました

契約に時間帯が入っていれば、「契約の時間帯でお願いします」と戻します。入っていなければ、担当者が変わったタイミングで、「打ち合わせはこの二つの時間帯でお願いしています」と改めて示し、次の更新で契約に入れます。担当者の交代は、条件を改めて示す機会です。示さずに新しい担当者に合わせ始めると、日中の提案が標準になります。更新時の条件の入れ方は更新時の条件見直しに整理しています。