メガベンチャーの採用代行｜最初に外注すべき業務はどれか

ここでいうメガベンチャーは、従業員が数百名から数千名、専任の採用チームがあってリクルーターが複数名、採用は年に数十名から百名単位で新卒と中途の両方、職種はエンジニアとビジネスとコーポレートにまたがり、事業部が複数あって採用の権限が事業部に近く、知名度があって応募は来て、内製志向が強く、ツールと数字が揃っている会社です。この会社が採用代行を使うのは、事業の拡大で量の波が来たときや、新卒の繁忙期、特定の職種のスカウトの強化のときで、何から出せばよいか。この記事は、その順番を決めるためのものです。結論を先に書くと、最初に出すべきは「型の一式の書き出しと、型の中で回る量の工程」で、具体的には最初の二週間に社内のリクルーターの横で暗黙の決まりを書き出すことと、面接の日程調整、候補者への型の中の連絡、採用管理システムの運用、面接の記録です。次が「スカウトの送信と追客」で、「誰に送るか」の基準と文面の例はリクルーターが持ちます。最後が「季節の波の運営」で、新卒の繁忙期、イベント、勉強会の受付と運営です。順番の理由は、内製の型が強い会社では型を知らない代行が動くと直す時間が自分でやる時間を超え、スカウトは候補者体験に直接響くので型が書かれてからでないと出せず、季節の波は型と記録が残っていれば毎年同じ担当者か型で回せるからです。社内に残す役割はメガベンチャーの採用体制の作り方に、失敗の形はメガベンチャーが採用代行で失敗するパターンに、会社の規模と代行の相性は会社規模と代行会社の相性にまとめています。

この規模で、採用のどこが詰まるか

順番を決めるには、この規模で採用のどこが詰まっているかを先に見ます。専任の採用チームがあり、事業部の権限が強く、内製志向の会社では、次のように詰まります。

この表で、損失が最も大きいのに見えにくいのは「型が書かれておらず、誰が入っても立ち上がりが遅い」ことです。型がないと、代行を入れても直す時間が増え、新しいリクルーターの立ち上がりも遅く、波のたびに最初からになります。最初に出すのは、型の書き出しと、型の中で回る量の工程です。

出す前に：リーダーが半日で芯と伸縮の線を決める

型の中の工程を代行に出すには、採用チームのリーダーが半日を取って、次を決めます。

• 芯と伸縮の線。判断と関係（伸縮の設計、優先順位、要件、候補者体験の線、事業部との関係、見極め、採るかどうか）は社内に固定し、型の中で回る量（日程、型の中の連絡、採用管理システム、記録、スカウトの送信、季節の運営）は代行で増減する
• 代行への依頼は採用チームを通す。事業部に伝え、週に一度、全社の優先順位を一枚にして代行に渡す
• 型の一式の骨組み。採用管理システムの運用手順、連絡の決まり、スカウト文面の基準、事業部と職種の一覧、候補者への連絡の型、面接官の一覧。中身は最初の二週間に代行が書き出す
• 代行に渡す数字。送信数と返信率ではなく、要件に合う候補者への送信、面接官が要件に合っていたと言った比率、辞退の理由
• 波が引くときに残すもの。型の一式と記録は、最初から採用チームの場所に置いて代行が更新する

芯と伸縮の分け方はメガベンチャーの採用体制の作り方に、優先順位の場は急成長フェーズの会社の採用体制の作り方に書いています。

最初に出す工程：型の一式の書き出しと、型の中で回る量の工程（日程・連絡・採用管理システム・記録）

なぜ最初か。内製の型が強い会社では、型を知らない代行が動くと直され、直す時間が自分でやる時間を超えて「内製のほうが速い」で切られるからです。最初の二週間を「社内のリクルーターの横で同じ案件を回し、暗黙の決まりを書き出す期間」にすると、三週目から社内と同じ速さで動け、書き出した型は次の代行と新しいリクルーターの立ち上げにも使えます。この工程は判断を含まず、リクルーターが「渡してもよい」と感じやすく、出した効果が翌週からリクルーターの時間に見えます。

代行に頼む内容。最初の二週間の型の書き出し（採用管理システムの独自の運用、チャットの速さと言葉、事業部と職種の呼び方、連絡の型、面接官の予定の取り方）、面接の日程調整（ハイアリングマネージャーと面接官の枠に直接入れる）、候補者への型の中の連絡（受付、日程の案内、型どおりの辞退への返信、進捗の連絡）、採用管理システムへの入力と進捗の一枚、面接の記録の型と記入、リクルーターへの確認を週に一度にまとめる。

社内に残す判断。「進めるか止めるか」はリクルーターかハイアリングマネージャーが決め、代行が伝えます。初回のスカウト、内定、条件に触れる連絡は、リクルーターが確認します（その日のうちに返す）。優先順位はリーダーが週に一度、一枚で渡します。

費用の見方。候補者の件数と面接の回数で稼働が決まり、最初の二週間は立ち上がりとして見ます。「リクルーターが要件と候補者体験と事業部との関係に使えた時間」が増えたか、「候補者が返事を待った日数」が減ったか、「型の一式が書かれたか」で、最初の月の効果を見ます。採用管理システムはATS（採用管理システム）の運用は代行に出せるかに、日程調整は面接の日程調整は代行に出せるかに、大企業の部門をまたぐ運用の出し方は大企業の採用代行に整理しています。

エラベルの見解

相談で最も多い思い込みは、「採用チームがあるのだから、代行に出すなら手が回らないスカウトの送信だ」というものです。実際には、型が書かれていない状態でスカウトから出すと、代行は社内の言い回しも事業部の呼び方も知らずに送り、候補者の間で「この会社のスカウトは雑だ」と広がり、社内のリクルーターの返信率まで下がります。スカウトは候補者体験に最も直接に響く工程なので、型が書かれ、リクルーターが基準と文面の例を渡せる状態になってから出します。先に型の中の量の工程を出し、二週間で型を書き出してからスカウトを足すと、同じ送信数で返信の質が変わり、ブランドが守られます。

この順番で代行を選ぶと、見るべき点が決まります。契約の前の面談で「最初の二週間、社内のリクルーターの方の横で回させてください。その間に型を書き出して御社に残します」と言う担当者は、この規模で何が要るかを知っています。「初日からスカウトを送れます」と言う担当者は、型を知らずに送り、ブランドを削ります。エラベルでは、依頼側が担当者の経歴を見て選ぶ仕組みなので、内製の強い採用チームに入って型を書き出してきた担当者に、最初から頼めます。

次に出す工程：スカウトの送信と追客（基準と文面の例はリクルーター）

なぜ次か。型が書かれ、日程と連絡が回り、リクルーターが要件と「誰に送るか」の基準を持てる状態になってから出すと、代行のスカウトが社内の基準の中で動き、候補者体験が守られます。波の中で母集団が細る原因の多くは、リクルーターが日程と連絡に埋まって送信が止まることなので、最初の工程で埋まりが解けていれば、スカウトの効果が見えやすくなります。

代行に頼む内容。「誰に送るか」の基準（リクルーターが渡す）の中での候補者の抽出、文面の例（リクルーターが渡す）を型として送信、追客（返信への対応、カジュアル面談への案内）、返信の傾向の記録（どの文面に、どの層が、どう返したか）、月に一度、送ったスカウトの一部をリーダーが読むための一覧、見送りの理由（ハイアリングマネージャーがリクルーターに戻したもの）を基準に反映する。

社内に残す判断。「誰に送るか」の基準と文面の例はリクルーターが持ち、初回の文面と型から外れる文面はリクルーターが確認します。エンジニアの技術の言葉は社内のエンジニアが基準と例を渡し、代行は型の中で送ります。技術の見極めは社内が持ちます。

費用の見方。送信数ではなく、「要件に合う候補者への送信」「返信のうち一次面接に進んだ比率」「面接官が要件に合っていたと言った比率」で効果を見ます。送信数と返信率だけを代行に渡すと、数字を動かす最短の行動でブランドが削れます。スカウトの送信はスカウトの送信は代行に出せるかに、文面はスカウト文面の作成は代行に出せるかに、エンジニア採用の切り分けはエンジニア採用を代行に出す判断基準に、カジュアル面談はカジュアル面談は代行に出せるかに書いています。

最後に出す工程：季節の波の運営（新卒の繁忙期・イベント・勉強会）

なぜ最後か。季節の波は毎年来て、型と記録が残っていれば同じ担当者か同じ型で回せる工程で、型の一式と量の工程とスカウトが回った後に出すと、繁忙期に採用チームの全員が運営に取られて中途が止まる形を防げます。最初に出すと、型がないまま学生や参加者への連絡が代行から出て、候補者体験が社内の基準から外れます。

代行に頼む内容。新卒の繁忙期の運営（説明会の運営、応募の受付、日程、学生への型の中の連絡、面接官の予定の管理、進捗の一枚）、イベントと勉強会の受付と運営（案内、申込の受付、当日の運営、参加者への型の中の連絡）、繁忙期の流れの一枚を作って採用チームの場所に残す、翌年に同じ担当者が戻れる形の設計。

社内に残す判断。企画と登壇と学生や参加者に会うことは社内が持ちます。学生への連絡の言葉は型の中で送ってよい範囲を先に決め、範囲の外はリクルーターが確認します。採るかどうかは社内です。

費用の見方。繁忙期の期間と件数で稼働が決まり、期間を区切る契約にします。「繁忙期の間に中途の進捗が止まらなかったか」と「翌年の立ち上がりが数日で済んだか」で効果を見ます。新卒の実務は新卒採用の実務は代行に出せるかに、イベントは採用イベント・ミートアップは代行に出せるかに、新卒と中途の切り分けは新卒と中途のどちらに投資すべきかに整理しています。

エラベルの見解

外に出してよいのは、型の一式の書き出し・日程・型の中の連絡・採用管理システムの運用・記録・進捗の一枚・基準と文面の例の中でのスカウトの送信と追客・返信の傾向の記録・新卒の繁忙期とイベントの運営までで、「伸縮の設計と優先順位」「要件と誰に送るかの基準と文面の例」「候補者体験の線と初回のスカウトと内定と条件の確認」「事業部との関係」「技術の見極めと採るかどうか」「企画と登壇」は社内に残します。この規模は採用チームがあるので、代行を「もう一人のリクルーター」として基準と事業部との関係まで持たせたくなりますが、波が引いて代行が抜けたときに基準と関係も抜けます。代行は、リクルーターの後ろで型の中の量を持ちます。

担当する側から見ると、この規模で三つの工程を「一度に全部」で受けると、型を知らずにスカウトと学生への連絡が出て候補者体験が崩れ、事業部の声で振り回され、採用チームに直され続けて一か月で切られます。二週間で型を書き出して量の工程を回し、基準の中でスカウトを足し、型と記録を残して季節の波を回す、と一つずつ進める形だと、波が引くときに型が残り、次の波で「また来てほしい」と言われます。エラベルでは、依頼側が担当者を選べるので、契約の前の面談で「まず二週間、横で回させてください」と順番を提案してくる担当者を選べば、この形になります。

まとめ

• メガベンチャーが代行に出す順番は、一に型の一式の書き出しと型の中で回る量の工程（日程・連絡・採用管理システム・記録）、二にスカウトの送信と追客（基準と文面の例はリクルーター）、三に季節の波の運営（新卒の繁忙期・イベント・勉強会）
• 順番の理由は、内製の型が強い会社では型を知らない代行が動くと直す時間が自分でやる時間を超え、スカウトは候補者体験に直接響くので型が書かれてからでないと出せないから
• 最初の工程を出す前に、リーダーが半日で芯と伸縮の線、依頼は採用チームを通す線、型の骨組み、渡す数字、残すものを決める
• 最初の二週間は社内のリクルーターの横で同じ案件を回し、暗黙の決まりを書き出す期間。この期間の速さで判断しない
• スカウトは「誰に送るか」の基準と文面の例をリクルーターが渡し、代行は型の中で送る。数字は送信数と返信率でなく、要件に合う送信と面接官の評価で見る
• 季節の波は期間を区切り、流れの一枚を残し、翌年は同じ担当者に戻ってもらえるかを聞く

よくある質問

波が来ていて、二週間も横に置く余裕がありません

波の中で始めるなら、最初は「型の中で判断なく回る工程」（日程、型どおりの連絡、採用管理システムの入力）だけを渡し、代行がその工程を回しながら型を書き出す形にします。スカウトと候補者体験に関わる工程は、型が書き出されてから足します。二週間を波の前に置くのが本来の形なので、次の波からは、事業計画で増員が決まった時点か、新卒の繁忙期の前に契約し、波が来る前に二週間を済ませます。前の波の型が残っていれば、二週間は数日に縮みます。急な増員への対応は急な増員要請に対応できないに、成果までの期間は成果が出るまでの期間の見立てに整理しています。

採用チームが「代行を教える時間があるなら、自分でやったほうが速い」と言います

最初の二週間だけは、その言い分が正しく、その先で逆転します。二週間で書き出した型は、代行だけでなく、新しいリクルーターの立ち上げと、次の波の代行の立ち上げにも使え、採用チームの資産になります。「代行を教える」ではなく「型を書き出してもらう」と言い換え、書き出した型が採用チームの場所に残ることを示すと、受け入れやすくなります。二週間の間、リクルーターの時間を守るために、代行が横で回す案件を一つか二つに絞ります。人事チームと代行の役割の重なりは大企業が採用代行で失敗するパターンに、担当を育てる考え方は社内の採用担当を育てるに書いています。

波が引いたら止めて、次の波でまた頼めますか

頼めます。そのために、型の一式と候補者の記録とスカウトの文面と返信の傾向と繁忙期の流れの一枚を、最初から採用チームの場所に置いて代行が更新する形にしておき、止めた日にそのまま残るようにします。次の波では、同じ担当者に戻ってもらえるかを契約の前に聞き、戻れるなら立ち上がりは数日、戻れなくても残した型を渡すところから始めます。候補者との関係も、会社の名前で連絡し記録を採用チームの場所に置いておけば、会社に残ります。残す資料は引き継ぎ資料に含める内容に、やめる判断は採用代行をやめる判断のタイミングに、急成長の会社の順番は急成長フェーズの会社の採用代行に整理しています。