よく使うツール｜人事の副業で実際に使うツールは「依頼側が提供するもの（ATS・媒体・チャット・共有）」と「自分で持つもの（表計算・メール・パスワード管理・カレンダー）」の二つに分かれる。製品名で選ぶより、どちらが提供し、何の情報を置くかで整理する

副業を始めるとき、どんなツールを使うことになるのかが分からない。ATSと聞いても触ったことがなく、依頼側のチャットも初めてで、自分で何を用意すればよいのかも分からない。結論を先に書くと、人事の副業で使うツールは、「依頼側が提供するもの」と「自分で持つもの」の二つに分かれます。依頼側が提供するのは、ATS、媒体の管理画面、チャット、共有フォルダのように、依頼側と候補者の情報を扱うツールです。自分で持つのは、表計算、メール、パスワード管理、カレンダーのように、自分の管理の情報を扱うツールです。製品名で選ぶより、「どちらが提供し、何の情報を置くか」で整理すると、案件が変わっても迷いません。製品の仕様や料金は変わるので、この記事では製品名を挙げず、種類と用途で整理します。ツールの揃え方の考え方は使うツールをそろえるに、依頼側のツールに合わせる進め方はクライアントのツールに合わせるに、統一と合わせるの線はツールを統一するか合わせるかにまとめています。

二つに分ける理由

ツールを「依頼側が提供するもの」と「自分で持つもの」に分けるのは、置く情報が違うからです。

分ける要点は、「依頼側と候補者の情報は、依頼側が提供するツールの中だけで扱う」ことです。自分で持つツールに依頼側の情報を置くと、案件の終了時に消す作業が要り、置き忘れると守秘の問題になります。依頼側の情報は依頼側のツール、自分の管理は自分のツール、と分ければ、終了時はアカウントの停止だけで済みます。情報の分け方は案件ごとの情報の分け方に書いています。

依頼側が提供するツールの種類

依頼側から提供されるツールを、種類ごとに用途と置く情報で整理します。案件によって、有るものと無いものがあります。

種類の要点は、「ATSと媒体の管理画面が、候補者の情報の置き場である」ことです。この二つの中で候補者の情報を扱い、外に出さない。他の種類は、依頼側との連絡と資料の置き場で、候補者の情報を書き込んでよいかは、依頼側に確認します。チャットに候補者の名前を書くことを、依頼側が嫌う場合があります。依頼側の仕組みに合わせる進め方はクライアントのツールに合わせるに整理しています。

エラベルの見解

相談で最も多い思い込みは、「副業を始める前に、ATSや媒体の管理画面を使えるようになっておかないといけない」というものです。実際には、ATSも媒体も依頼側が提供するもので、依頼側ごとに種類が違い、事前に一つを覚えても、次の案件では別のものです。依頼側の担当者は、外部の担当者がそのツールを使ったことがあるかより、候補者の対応やスカウトの進め方の経験を見ています。ツールは、案件の最初の数日で、自分の範囲の操作だけを覚えれば足ります。

見ていて差がつくのは、事前にツールを覚えているかではなく、依頼側から提供されたツールで「触ってよい範囲」と「自分専用のアカウントか」を最初に確認しているかです。確認している人は、慣れないツールでも自分の範囲だけを触るので、依頼側の社内の作業を壊さず、共有アカウントの問題にも巻き込まれません。エラベルでは、依頼側との契約の際に、担当者に提供されるツールと、触る範囲と、専用のアカウントの発行を確認しています。ツールの経験の有無は、登録の条件にしていません。

依頼側から提供されるツールで最初に確認すること

提供されたツールを使い始める前に、確認することを一覧にします。確認しないと、後で指摘を受けます。

確認の要点は、「触ってよい範囲を、項目の単位で聞く」ことです。「ATSを使ってください」だけでは、候補者の状態を変えてよいのか、評価の欄に書いてよいのか、削除してよいのかが分かりません。項目ごとに聞いておけば、依頼側の社内の人の作業と重なりません。確認の全体は初回打ち合わせの進め方に書いています。

自分で持つツールの最小の一組

自分で持つツールは、一組で足ります。案件ごとに増やしません。

一組の要点は、「表計算が中心で、他は最小」だということです。稼働ログ、請求、アカウントの一覧、判断のメモは、表計算の一枚ずつで足り、案件ごとに列やタグで分ければ、一組のまま増えません。専用のツールは、案件が増えて表計算では回らなくなってから考えれば足ります。一組の整え方は使うツールをそろえるに、端末とアカウントの分離は情報の取り扱いと端末の分離に整理しています。

使わないほうがよいツールの使い方

ツールそのものではなく、使い方に、避けるべきものがあります。

避ける要点は、「本業のもので副業をしない」と「候補者の情報を依頼側のツールの外に出さない」の二つに集約されます。この二つを守れば、ツールの使い方で問題になることは、ほぼ無くなります。

案件が増えたときの整理

案件が増えると、依頼側から提供されるツールが増えます。自分で持つツールは増やさず、依頼側のツールを整理します。

整理の要点は、「増えるのは依頼側のツールで、自分のツールは増やさない」ことです。依頼側のツールは、案件ごとに合わせるしかありませんが、一覧と手順の一枚と、案件ごとのプロファイルで、混同は防げます。自分のツールが一組のままなら、管理は一か所で済みます。複数の案件の回し方は複数案件のスケジュール管理に書いています。

エラベルの見解

担当する側から見ると、ツールで困っていない人は、たくさんのツールを使いこなしている人ではなく、「依頼側のものと自分のもの」を分けて、自分のものを一組に留めている人です。依頼側のツールには合わせ、触る範囲を最初に聞き、候補者の情報をそこから出さない。自分のツールは表計算を中心に一組で、依頼側の情報を置かない。この形なので、案件が変わっても、依頼側のツールの操作を数日で覚えるだけで動けています。

順番として、始める前に自分の一組（表計算、副業用のメール、パスワード管理、カレンダー）を整え、案件が決まったら依頼側から提供されるツールと触る範囲と専用のアカウントを確認し、候補者の情報は依頼側のツールの中だけで扱い、自分のツールには自分の管理の情報だけを置き、案件が増えたらアカウントの一覧と手順の一枚で整理する。この順番で、ツールは副業の障害にはなりません。エラベルでは、依頼側から担当者に提供されるツールと、触る範囲と、専用のアカウントを契約の際に確認しています。ツールの経験ではなく、分ける習慣が、担当者を支えます。

まとめ

• ツールは依頼側が提供するもの（ATS・媒体・チャット・共有・ビデオ会議・日程調整・依頼側のメール・電子契約）と自分で持つもの（表計算・メール・パスワード管理・カレンダー・クラウド・請求書の型）の二つ
• 分ける理由は置く情報が違うから。依頼側と候補者の情報は依頼側のツールの中だけ、自分の管理は自分のツール
• 依頼側のツールでは専用のアカウントか・触ってよい範囲・使い方の癖・候補者の情報を書いてよい場所・通知・接続の条件・終了時の扱い・窓口を最初に確認
• 自分のツールは表計算を中心に一組。案件ごとに増やさない
• 避けるのは本業のもので副業をする・候補者の情報を依頼側のツールの外に出す・共有アカウントを続ける・AIに情報を入力する・設定を勝手に変える
• 案件が増えたらアカウントの一覧・プロファイルの分離・通知の時間・手順の一枚で整理し、自分のツールは一組のまま
• 製品の仕様と料金は変わるので、公式の情報で確認する

よくある質問

ATSを使ったことがありません。事前に覚えておくべきですか

事前に覚える必要はありません。ATSは依頼側ごとに種類が違い、事前に一つを覚えても、次の案件では別のものです。案件が決まってから、依頼側の担当者に自分の範囲の操作を一度見せてもらい、依頼側の使い方の癖を聞き、最初の数件を確認してもらえば、数日で動けます。ATSの種類に共通する骨格（候補者の状態を進める、記録を残す、連絡を送る）は同じなので、一つを覚えれば次は早くなります。覚え方はクライアントのツールに合わせるに整理しています。

依頼側がチャットも共有フォルダも持っておらず、メールだけです

依頼側の運用に合わせ、メールで回します。自分のチャットや共有に依頼側を招待する形は、依頼側の情報が自分のツールに残るので、依頼側が求めない限りしません。メールでのやり取りは、件名の型を決め、案件ごとにラベルで分け、議事録と資料はメールに添えれば回ります。候補者の情報の管理の仕組みが依頼側に無い場合は、依頼側の共有の中に表を作ることを提案し、自分の側には置きません。メールの運用はメールの書き方と運用に書いています。

有料のツールを自分で契約するべきですか

最初の一件では、無料で使える表計算、メール、カレンダーで足ります。有料のツールを検討するのは、案件が増えて表計算では回らなくなったときか、依頼側が特定のツールを指定して自分で用意する必要があるときです。契約する場合は、副業用のアカウントで、本業の会社の契約とは分け、費用が経費になるかは専門家に確認します。ツールに先に投資するより、案件で必要が出てから揃えるほうが、無駄がありません。経費の考え方は経費にできるものに整理しています。